E-arve saatmine

Miks saata e-arveid?

E-arvelduse populaarsus kogu maailmas üha kasvab. Paljudes riikides on e-arvete saatmine avalikule sektorile muudetud seadusega kohustuslikuks. Teisalt on aga ilmselge, et sellest on kasu nii saatjale kui ka vastuvõtjale.

• Kiirus ja mugavus ostja jaoks – arve liigub otse selle saaja raamatupidamistarkvarasse või kliendi arvete kinnitusringi mõne hetkega.
• Vähem vigu – vähenda andmete ümber trükkimisel PDF-ilt tekkivaid vigu. Lõpp vigade tõttu hilinenud või valedele maksetele.
• Turvaline edastus – tead täpselt, kas ja millal arve saajani jõudis (erinevalt meili teel saadetud arvest).
• Vabasta käibekapital – raha jõuab sinuni kiiremini. E-arvete vastuvõtjatel on suure tõenäosusega paigas ostuarvete käsitlemise protsessid ning arved ei kuhju lauanurkadele nädalateks kinnitust ootama.

Kuidas saata e-arveid?

Iga ettevõte saab täna alustada e-arvete saatmisega üsna lihtsalt. Paljudesse raamatupidamistarkvaradesse on e-arvelduse võimekus juba sisse ehitatud.

E-arve saatmise viiside näitlikustamiseks toome esile kaks kasutuskogemust e-arvete saatmise kohta. Esimeses loos kasutab ettevõte majandustarkvara, mis võimaldab e-arveid väljastada. Teises loos ettevõte sellist äritarkvara ei kasuta.

1. lugu

Arve koostaja kasutab majandustarkvara Merit ja on aktiveerinud seal e-arvete saatmise. Kui oled samuti Meriti kasutaja, siis loe ka e-arvete aktiveerimise kohta Meritis.

1. Saatja koostab müügiarve tavapärasel viisil ja valib saatmise viisiks “e-arve”.
2. E-arve operaator Telema tuvastab adressaadi ja edastab adressaadi operaatorile masinloetava e-arve faili.
3. Adressaadi operaator edastab e-arve saajale sobivas formaadis. 
4. Arve saaja majandustarkvara impordib arve andmed ilma inimese sekkumiseta.

2. lugu

Arve esitaja ei kasuta (e-arvete saatmist toetavat) majandustarkvara . E-arvete koostamiseks ja esitamiseks kasutab ta e-arve koostamise portaali E-arveldaja.

1. Saatja logib sisse E-arveldaja portaali ja koostab müügiarve.
2. Operaator E-arveldaja tuvastab adressaadi ja edastab adressaadi operaatorile e-arve faili.
3. Adressaadi operaator Telema edastab e-arve saajale tema valitud arvete haldamise keskkonda Telema eFlow.
4. Arve läbib kinnitusringi ning arve andmed edastatakse arve saaja majandustarkvarale.
5. Arve saaja majandustarkvara impordib arve andmed ilma inimese sekkumiseta.

Kuidas alustada e-arvete saatmisega?

Tõenäoliselt on mõni sinu klientidest palunud saata edaspidi e-arveid. Või oled kuulnud e-arvelduse kasulikest külgedest. Loe lähemalt, mis on ja mis ei ole e-arve ning miks ei ole e-arvete saatmine meili teel mõistlik, vaid tuleb edastada  raamatupidamistarkvarast otse kliendi tarkvarasse läbi turvaliste ja töökindlate kanalite.

Siin on sammud, kuidas alustada e-arveldamisega:

1) Hinda, kui palju plaanid e-arveid saata.

E-arveid saab saata ainult neile klientidele, kellel on võimekus neid vastu võtta. Kui üks klient küsib e-arvet, siis kaardista ka teiste kliente võimekust. Selleks suhtle oma klientidega ja küsi abi oma (potentsiaalselt) e-arve operaatorilt. Kui igakuine maht on üle paarikümne, tasub kindlasti kaaluda integreeritud lahendust, väikesemate mahtude puhul piisab veebipõhisest lahendusest.

2) Kaardista, kus asuvad ja millist lahendust kasutavad kliendid, kellele hakkad e-arveid saatma. 

E-arvete saatmise praktika on riigiti erinev. 

• Näiteks Eestis tegutsevad e-arve operaatorid ja nende kõigi vahel toimib  rändlus. Loe täpsemalt ka e-arveldusest Eestis. 
• Soomes on sarnaselt Eestiga e-arve operaatorid ja nende vaheline rändlus, kuid mõningate erisustega. Loe ka Soomes toimiva e-arvelduse kohta. 
• Rahvusvaheliseks e-arveldamiseks sobib hästi laialdane operaatorite võrgustik PEPPOL. Küsi oma e-arve operaatorilt, kas ta on sellega liitunud. Loe lisaks PEPPOLi kohta. 

3) Täpsusta, millised on kliendi nõuded edastatavale e-arvele? 

E-arve on sobilik, kui tegeled kliendi poolt tarbitavate (mitte edasimüügiks mõeldud) teenuste või toodete müügiga. Juhul, kui on tegu kaubaarvetega ehk kliendid müüvad näiteks jaemüüja või restoranina tooteid edasi, siis alati e-arvetest ei piisa. Sellisel juhul võib vaja minna EDI-arveid.

Kaubatehingutes kasutatavatel EDI-arvetel on reeglina rohkem infot kui tavalise, enamasti kuluarvena käsitletava, e-arve peal (nt eraldi väljadel parim-enne-kuupäev, partii number jms). EDI-arvega on reeglina seotud ka teised EDI-dokumendi tüübid, nagu tellimused, tellimuse kinnitused, saatelehed, tooteinfo jne. Loe pikemalt EDI-arvete ja e-arve erinevuste kohta.

4) Otsusta, millisest tarkvarast soovid e-arveid väljastada ja kontrolli selle tarkvara e-arve võimekust.

Kui kasutad majandustarkvara ja väljastad sealt ka arveid, siis on nutikas ka e-arveid väljastada samast tarkvarast. Võta ühendust oma majandustarkvara tugiettevõttega, et saada teada, kas tarkvaral on e-arvete saatmise võimekus. Tavaliselt leiab e-arvelduse kohta käivat teavet ka majandustarkvarade juhenditest.

Kui aga oled väikeettevõtja ning ei kasuta majandustarkvara või kasutad majandustarkvarast vana versiooni, millel puuduvad igasugused liidestusvõimalused, siis saab e-arveid koostada mõnes arvehaldusportaalis, nt e-arveldaja või Banqup. 

5) Vali e-arvete operaator

Paljudel majandustarkvaradel on olemas standardliidestused mitme e-arve opraatoriga. Sul jääb üle valida operaator, sõlmida teenusleping, aktiveerida liidestus ja saadki e-arveid saata. Loe täpsemalt, kuidas valida e-arve operaatorit.   

Mõni majandustarkvara pakkuja on valinud keskse e-arvete operaatori, kes toimetab arved otse saajateni, näiteks Directo, Merit, EstPos OÜ jt. Sellisel juhul saab e-arvete saatmise aktiveerida paari hiireklõpsuga. 

6) Seadista oma majandustarkvara

Mõned majandustarkvarad (Directo, Merit, Standard Books, eArveldaja jt) kuvavad, kas klient võtab vastu e-arveid. Kui märkad, et klient on e-arvelduse võimekusega, siis saada neile edaspidi e-arveid.

Mitmed majandustarkvarad vajavad e-arveldusega alustamiseks arve edastamise kanali seadistamist kliendi kaardil. Seda, kui lihtsalt see käib sinu majandustarkvaras, uuri oma majandustarkvara tugiettevõttelt.

Pärast arve koostamist, kinnitamist ja nupu “Saada” vajutamist avanenud aken e-arveldajas.

7) Alusta e-arvete saatmist

Kui oled seni saatnud oma majandustarkvarast PDF-arveid, on protsess sisuliselt sama. Kui  majandustarkvara on õigesti seadistatud, saad e-arve välja saata  vaid ühe nupuvajutusega.

E-arvete saatmine Eesti äripartneritele

E-arveid saab saata iga Eesti ettevõtte. Seda tänu Eesti avaliku sektori e-arvetele üleminekule 1. juulil 2019. E-arvete saatmiseks on riik loonud veebilahenduse E-arveldaja, mille kaudu saab e-arveid saata tasuta. E-arve operaatori teenuseid kasutades saab e-arveid mugavalt saata otse oma raamatupidamistarkvarast. 

Enne e-arve saatmist kontrolli äriregistrist, kas sinu klient võtab vastu e-arveid. Mõni tublim tarkvara näitab seda infot siis, kui oled kliendile arvet koostamas.

Loe pikemalt, kuidas e-arveldus Eestis toimub.

E-arvete saatmine Soome äripartneritele

E-arveldus on Soomes populaarne tänu kümnetele e-arvelduse teenusepakkujatele. Soome e-arve formaadis e-arveid vastu võtvate ettevõtete register on portaalis Verkkolasku osoitteisto. E-arve saatmiseks pead teadma kliendi operaatori koodi ja kliendi enda koodi operaatori võrgustikus. 

Soomes on e-arvete saatmine avalikule sektorile osaliselt kohustuslik. Täpsemaid nõudeid saad lugeda Euroopa Komisjoni lehelt.

Paljud Soome ettevõtted toetavad ka juba Euroopa e-arve vastu võtmist, kasutades üleeuroopalist võrgustikku PEPPOL. Loe täpsemalt ka selle kohta, kuidas saata e-arveid oma Euroopa  partneritele.

E-arvete saatmine Euroopa äripartneritele

E-arvete kasutus Euroopas erineb riigiti. Selleks, et soodustada rahvusvahelist e-arveldust loodi üleeuroopaline e-arve operaatorite võrgustik PEPPOL. Ka Telema on üks operaatoritest, kes pakub dokumendivahetust üle POPPOLi. E-arve saatmiseks üle PEPPOLi kliendile, peab saaja olema PEPPOLi võrgustikus registreeritud ja omama e-arve aadressi ehk PEPPOL-ID-d. Loe ka põhjalikumat ülevaadet e-arveldusest Euroopas.