Arvete digiteerimine tuvastab PDF- ja paberarvete andmed, võimaldades edaspidi nende automaatset menetlemist. Kasutaja ei pea arveandmeid käsitsi sisestama – arved liiguvad otse majandustarkvarasse või ostuarvete menetlemise keskkonda. Digiteeritud arvete kasutamine muudab edasise arveldusprotsessi läbipaistvaks kõigi seotud osapoolte jaoks. Digiteerida saab ise oma jõududega või osta lahendus täisteenusena sisse.
Ostuarvete käsitsi sisestamine on rutiinne ja aeganõudev töö. Kui aga seda teeb kõrgelt kvalifitseeritud spetsialist, tundub see lausa raiskamisena, eriti juhul, kui selle töö saaks hõlpsasti automatiseerida (nt e-arvetega). Hakates e-arveid vastu võtma märkad peagi, et kõik tarnijad ei saadagi e-arveid. Vähemalt mõnda aega pead leppima ka PDF-arvete saamisega. Siin tulebki mängu suhteliselt soodne arvete digiteerimine.
Suures plaanis on kaks võimalust:
1. Soetada või rentida digiteerimistarkvara, mis tuvastab arveandmed ning kasutaja vaatab need üle.
+ Väga suurte mahtude puhul tõenäoliselt kuluefektiivne.
+ Teenus on täielikult ettevõtte kontrolli all.
+ Mõnda tarkvara saab õpetada tulevikus korduvaid vigu vältima.
– Märkmisväärne esmane investeering.
– Tuvastuskvaliteedi parandamine on ettevõtte enda õlul:
eeldab asjatundliku IT-toe olemasolu kogu lahenduse kasutusaja vältel;
ei võimalda osa saada digiteerimisroboti kollektiivsest ajust – süsteem tunneb ainult oma ettevõtte arveid, on n-ö kitsama silmaringiga.
– Lahenduse väljavahetamisega kaasnevad märkimisväärsed kulutused.
– Hajub fookus – ettevõtte põhitegevuse asemel tuleb tegeleda tugiteenuse majasisese arendamisega.
– Reeglina saavad seda endale lubada vaid väga suured ettevõtted.
2. Osta andmete sisestamine/tuvastamine teenusena sisse – lihtsalt edastad oma arved teenusepakkujale ning vastu saad süsteemi sisestatud andmed.
+ Käivitamiskulud on vähesed või olematud (sõltub majandustarkvara liidestusvõimalustest).
+ Kvaliteedi tagab teenusepakkuja.
+ Teenusepakkuja saab soovi korral suhteliselt valutult teise vastu vahetada.
+ Saab kombineerida erineva tuvastustäpsusega teenuseid (kasutada teenusepakkuja poolset inimkontrolli või mitte)
– Teenus ei ole ettevõtte kontroll all ning teie soovid ei pruugi olla teenusepakkuja esmane prioriteet.
Digiteerimisteenuse valimisel tuleb otsustada, milliseid dokumendivälju on tarvis digiteerida, kui kiiresti peavad arved olema sisestatuna kättesaadavad ning milline on soovitud täpsusaste. Sageli on kiirus ja täpsus pöördvõrdelises seoses. Õnneks saab valida erinevate digiteerimisteenuste vahel täisautomaatsest kuni täismanuaalseni, enamate ja vähemate väljade tuvastamisega.
Täisautomaatne digiteerimine
Kasutaja edastab arve digiteerimisrobotile. Robot tuvastab arve andmed mõne hetkega ning edastab arve koos sisestatud andmetega kasutaja valitud tarkvarasse – arvete kinnitusringi või otse raamatupidamistarkvarasse. Kvaliteet võib olla erinevate arvete puhul kõikuv. On kasutajaid kes vigade üle ei kurda ja on kasutajaid kellele see väga spetsiifiliste arvete tõttu ei sobi.
Automaatne inimkonsultatsiooniga digiteerimine
Täisautomaatse digiteerimisega väga sarnane lahendus. Ainsaks erisuseks on tuvastatavate väljade jaoks seadistatud tolerantsid. Kui robot mõnda kriitilise tähtsusega andmevälja tuvastada ei suuda, siis palub ta inimese abi. Sellise teenuse puhul jõuab enamik arveid kasutajani endiselt mõne minuti jooksul. Need, mis vajavad inimese sekkumist, mõningase viivitusega.
Inimassisteerimisega automaatne digiteerimine
Pärast roboti poolt andmete tuvastamist vaatab kõigi arvete puhul tulemuse üle ka teenusepakkuja töötaja, et veenduda andmete õigsuses. Üldjuhul tähendab see, et digiteeritud arved jõuavad vastuvõtjani 24 tunni jooksul. Sellise lahenduse täpsus on tihti suurem kui täisautomaatse lahenduse puhul, aga järeleandmisi tuleb teha ajas. Kui kuu sulgemisega on kiire, siis eelistatakse kahte eelmainitud digiteerimisteenust. Inimteenusega lahendus on reeglina ka täisautomaatsest kallim.
Manuaalne digiteerimine
Lahendus, kus teenusepakkuja sisestab arveandmed käsitsi. Tänapäeval on selline lahendus pigem vähelevinud või kolinud väga madala tööjõukuluga riikidesse (India jt). Sisuliselt on see andmesisestuse töö delegeerimine alltöövõtjale.
Kõige olulisemad on siiski andmed. Enamasti digiteeritakse arve päise andmeid – hankija info, arve number, kuupäevad, kogusummad (käibemaksuga ja ilma) ning pangakontod. 10–12 põhivälja digiteerimispakett on üldjuhul hinnatasemelt kõige soodsam, pakkudes olulist funktsionaalsust.
Digiteerida saab ka arveridu, kuigi 90% ettevõtetest on otsustanud sellest lisakulu tõttu loobuda. Raamatupidamisse liiguvad reeglina edasi vaid kanderead, mitte arveread. Võtame näiteks bürootarvete arve, kus viiekümnel real on eraldi välja toodud punased ja rohelised pliiatsid, kustukummid jne, kuid raamatupidamises on vaja see kõik koondada ning kontoritarvete kuluna arvele võtta.
Täiesti eraldi teema on kaubaarvete menetlemine, kus arveridadel olev teave, nt tootekoodid ja kogused, on vägagi oluline. Ettevõttel, kellel on palju kaubaarveid, tasub hankida EDI-lahendus ja võtta kasutusele kaubaarvete automaatne võrdlmine tellimusel olevate andmetega.
Digiteerimise esimene ülesanne on tuvastada andmed ning seejärel anda neil tähendus. Näiteks tuvastada, et kuupäev 24. juuli ‘23 on vormingus DD.MM.YYYY 24.07.2023 ning selle kuupäeva tähendus on maksetähtaeg. Algelised digiteerimistarkvarad töötasid kasutaja poolt iga hankija jaoks eraldi salvestatud vormide alusel. Arveandmete paigutuse muutumisel tuli täiendada ka tuvastusvormi. Tänapäevased digiteerimisrobotid “mõtlevad” nagu inimene ja kasutavad arveandmete tuvastamisel mitmeid erinevaid põhimõtteid. Robotid vaatlevad väljade asukohta ja järjekorda, andmete paiknemist üksteise suhtes, lähedal olevad märksõnu, alusandmeid (nt hankijad alusandmetes, äriregister) jpm. Tulemused on üha täpsemad ning katavad ettevõtte vajadusi kuni täieliku e-arvetele üleminekuni.
Kas skaneeritud paberarve tuvastamine erineb PDF’il meilile saabunud arve digiteerimisest?
Kvaliteetne digiteerimisteenus annab sama tulemuse nii PDF-dokumendi töötlemisel kui ka üha vähem kasutatava skaneeritud paberarve tuvastamisel.
Soovitusi paberarvete skaneerimisel ja digiteerimisele edastamisel:
Kui otsustad toimida nii nagu enamus ettevõtteid ja ostuarvete andmete sisestamine/tuvastamine teenusena sisse osta, siis suure osas seadistusest teeb ära teenusepakkuja.
1. Postkasti seadistamine
Enamasti seadistatakse igale teenuse kasutajale teenusepakkuja juures üks meilipostkast. Sinna saab edastada kõik saabuvad ostuarved ja tihti toimub see automaatselt – kõik aadressile arved@firma.ee saabunud arved saadetakse edasi teenusepakkuja juures seadistatud postkasti. Nii ei pea igapäevaselt ettevõtte arvete postkastil silma peal hoidma ega arveid käsitsi digiteerimisrobotile edastama.
Vahel võib kliendil olla teenusepakkuja juures ka rohkem kui üks postkast ning see võib olla nii füüsiline (paberarvete jaoks) kui ka virtuaalne (PDF-arvetele). Mitut erinevat e-posti aadressi on vaja näiteks siis, kui kasutada osade arvete puhul ühte tüüpi digiteerimisteenust (vt kirjeldus allpool) ja ülejäänute puhul mõnda muud teenust.
2. Digiteerimisteenuse seadistamine ja käivitamine
Enamasti teenus eraldi seadistamist ei vaja. Kui mängu tuleb digiteerimisrobot, siis võivad teenusepakkuja ja kasutaja kokku leppida digiteerimisroboti õpetamise osas. Seda juhul, kui uue kasutaja arved on digiteerimisroboti jaoks liialt omanäolised. Näiteks kui kasutaja võtab hulganisti arveid vastu riikidest, kus robotil puudub arvete tuvastamise pikaajaline kogemus.
3. Edastuskanali käivitamine
Otsusta, millises tarkvaras soovid digiteeritud arved vastu võtta ja käivita nende automaatse edastamise kanal.
Väikeettevõtted, kes kasutavad majandustarkvara, saavad seda teha otse oma tarkvaras. Veidi suuremates ettevõtetes, kus ostuarvetega puutub kokku rohkem kui üks inimene, tekib vajadus arvete elektroonse menetlemise keskkonna ja arvete kinnitamise lahenduse järele. Kui majandustarkvara võimaldab ka arvete elektroonset menetlemist (nt Directo), saab ostuarveid menetleda ja arhiveerida otse majandustarkvaras.
Kui majandustarkvara sobilikku lahendust ei paku või pakutav lahendus ei vasta ettevõtte vajadustele, siis on mõistlik kasutada mõnda arvete elektroonse menetlemise rakendust. Arvete kinnitamine ja kulude jaotamine toimub siis spetsiaalselt selle jaoks loodud mugavas veebikeskkonnas. Selliseid lahendusi on mitmetel digiteerimisteenuse pakkujatel (nt Telema eFlow), aga leiab ka eraldiseisvaid võimalusi.
* kohustuslik väli
* kohustuslik väli
* kohustuslik väli
