Blog blob

E-arveldus

Mis on e-arve?

E-arve on struktureeritud, masinloetav ja automaatselt menetletav arve. 

E-arve liigub müüja tarkvarast ostja tarkvarasse ilma et inimene peaks sekkuma ning arve andmeid uuesti käsitsi sisestama. PDF-formaadis arve ei ole e-arve.

 

 

E-arve eelised:

  • Puudub vajadus arve andmed käsitsi sisestada
  • Säästa aega ja raha
  • Turvalisus 

Loe lisaks: E-arvelduse 5 müüti

PDF arve on paha

PDF arve pole sama mis e-arve

PDF arve on digitaalne paberarve. Sarnaselt e-arvele saab selle oma koostööpartnerile digitaalselt edastada, kuid nende majandustarkvara ei oska seda ise ilma inimese sekkumiseta sisestada. Nii sisestatakse arve andmeid mitu korda, esmalt müüja ja seejärel ostja tarkvaras. Tõsi, tänapäeval on olemas ka robotid, kes PDF arvelt andmeid välja loevad. Seda nimetatakse tihti ka digiteerimiseks. Fakt on, et arve andmete digiteerimine on e-arveldusest kulukam ning ei saa kunagi nii kiireks ja veakindlaks kui e-arveldamine kuna PDF formaat on mõeldud eelkõige inimese, mitte masina jaoks. PDF arvete teine miinus on seotud arvete kujunduse ja keelega. PDF arve kujundab müüja, ostja ei pruugi kõikidest arve andmetest alati samamoodi aru saada – näiteks keelebarjääri tõttu võivad segamini minna tarne kuupäev ja arve kuupäev, tellimuse number ja arve number, kuupäevade erinev kirjaviis võib anda vale info maksetähtaja kohta jne. E-arve on sellistest probleemidest vaba – kogu edastatav info on kindla struktuuriga sõltumata osapoolte keelest või majandustarkvarast. 

Vastupidiselt paberarvele ei pea PDF arvet kliendini füüsiliselt toimetama. Sellegipoolest võib PDF arve sarnaselt paberarvele teel saatjalt vastuvõtjani ära kaduda (e-posti puhul ei ole garantiid, et arve saajani jõuab). E-arve puhul vastutab arve kohale toimetamise eest e-arve operaator ja vabandus “ma ei ole arvet kätte saanud” enam ei päde. Loe ka e-arve operaatori rolli kohta. 

Operaatori töö on ka tagada, et kolmandad osapooled arvele ligi ei pääse. E-posti puhul seda keegi ei garanteeri ning harvad ei ole juhtumid, kus pahalane on arvel makse saaja andmed enne PDF arve kohale jõudmist ära muutnud. Loe ka levinud arve pettuste skeemi kohta.

 

PDF ja e-arve võrdlus

PDF-arve

E-arve formaat

Mis on e-arve formaat?

Erinevates riikides on e-arve vormingud erinevad, nii on ka Eestis oma e-arve formaat. Eesti e-arve ametlik standard on EVS 923:2014/AC:2017 (Eesti Standardikeskus). Tänaseks on Euroopa Liit loonud ka ühtse standardi (EN 16931), et võimaldada piiriüleselt e-arveldust. Mitmed tunnustatud Eesti e-arve operaatorid toetavad Euroopa e-arve standardit juba mõnda aega. Näiteks Telema klientidel toimub arvete koostamine Eesti e-arve standardi järgi ning Telema klient saab oma e-arvet edastada ka Taani kliendile Euroopa e-arve formaadis. Erinevate arve formaatide konverteerimine on üks e-arve operaatori põhiülesandeid. Uuri lisaks ka e-arve operaatori ülesannete kohta.

 

E-arve vs EDI arve 

EDI on ingliskeelse väljendi “Electronic Data Interchange” lühend, mis tähendab elektroonset andmevahetust. Kasutades EDI lahendusi ei pea äripartnerid igapäevaseid tehingudokumente enam e-posti teel või paberil vahetama. Dokumendid liiguvad automaagiliselt osapoolte majandustarkvarade vahel, ilma inimese sekkumiseta.

Võib öelda, et e-arve on osa EDI-st. EDI arvel on reeglina rohkem infot, kui tavalise e-arve peal. Samuti saab EDI abil edastada ka teisi dokumentide tüüpe, nt tellimused, tellimuse kinnitused, saatelehed, toote info jne.

 

Loe rohkem EDI ja e-arvete erinevuste kohta.

 

E-arveldusega alustamine

Kuidas alustada e-arveldusega?

Tihti tekib vajadus alustada e-arveldusega kui mõni partner palub sul edaspidi vaid e-arveid saata. Olgu selleks, siis mõni avaliku sektori asutus või mõni muu klient. Näiteks Eestis on e-arvete saatmine riigisektorile kohustuslik juba 2019. aastast.

Mitmed ettevõtted on aga avastanud, et ostuarvete töötlemise peale kulub liiga suur osa tööajast. Üks võimalusi ostuarvete töötlemiseks kuluvat aega kokku hoida on vastu võtta e-arveid. 

 

Kuidas alustada e-arvete saatmisega? 

  • E-arve saatmiseks koosta e-müügiarve kokkulepitud e-arve formaadis oma majandustarkvaras või vastavas e-arvete keskkonnas (väikesemate mahtude puhul näiteks arvekeskus) 
  • E-müügiarve edastab sinu kliendini e-arve operaator 
  • Saadetud e-arve jõuab automaatselt sinu kliendi tarkvarasse. E-arve töötlemine on kiirem ja efektiivsem, sealhulgas ka sinu arvete maksmisele suunamine. 

Kuidas vastu võtta e-arvet?

Kui paberarvega ümbrik saabub sulle füüsilisse postkasti, siis e-ostuarvete puhul võib öelda, et see toimub analoogiliselt, aga virtuaalselt. 

  • Otsusta kus tahad e-arved vastu võtta. Kas teed seda oma majandustarkvaras või spetsiaalses e-ostuarvete keskkonnas. 
  • E-ostuarve toimetab sinuni operaator. 
  • Teavita oma hankijaid, et edaspidi eelistad e-arveldust.

Operaator

Kes on e-arve operaator? Miks e-arve operaatorit on vaja?

Kõik, kes soovivad e-arveid omavahel vahetada, peavad looma vajaliku tehnilise võimekuse. Tuleb luua otseühendus müüja ja ostja tarkvarade vahel, leppida kokku edastatava dokumendi formaadis ja alustada e-arveldusega. See on tasuv kui vajalike ühenduste arvu saad kokku lugeda ühe käe sõrmedel. Rohkemate ühenduste puhul on vastav töö mõistlik teenusepakkujalt (operaatorilt) sisse osta. E-arvete saatmine e-postiga pole ülemäära töökindel ja turvaline.

E-arve operaatori ülesanded

E-arve operaatori oluliseim ülesanne on e-dokumentide toimetamine õigel ajal õigesse kohta. Lisaks garanteerib operaator dokumentide turvalise liikumise ning pakub dokumentide liikumise detailset jälgitavust (logi) ja e-arve standardile vastavuse valideerimist. E-arve operaatori põhitegevuse hulka kuulub ka dokumentide konverteerimine (nt kui arve saabub välistarnijalt mõne välisoperaatori vahendusel), lisateenusena pakutakse keerulisemate ärireeglite järgi valideerimist ja ühikute teisendamist. 

Võimalikud e-arve operaatori pakutavad lisateenused:

  • ostuarvete kinnitusring koos automaatse kulujaotusega
  • PDF arvete digiteerimine
  • arvete digiarhiiv
  • arveandmete kvaliteedikontroll
  • arvete ja muude dokumentide vastavuskontroll, jpm

 

Kuidas valida e-arve operaatorit?

Euroopas on üle 500 e-arve operaatori, mistõttu võib sobivaima teenusepakkuja valimine olla üsna keeruline. Otsustamine muutub lihtsamaks, kui leiad vastused järgmisele viiele küsimusele:

1. Millised on sinu ootused e-arve operaatorile? 

Mõtle selle peale, kas e-arveid on vaja saata või vastu võtta? Ehk soovid alustada mõlemast korraga? Lisaks e-arvete edastamisele pakuvad e-arve operaatorid hulka lisateenuseid. Need aitavad sul ostu- ja müügiprotsesse veelgi efektiivsemaks muuta. Analüüsi oma ostuarvete protsessi, kuidas toimub kulude jaotamine ning (kui üldse) arvete kontrollimine ja kinnitamine. Vaatle ostu- ja müügiprotsessi kui tervikut. Kui vajad abi, siis küsi operaatorilt konsultatsiooni. Lühema konsultatsiooni eest üldjuhul tasu ei küsita. 

 

2. Kus asuvad sinu ettevõtte partnerid (tarnijad ja kliendid)?

Kas sinu partnerid asuvad sinuga samas riigis? Kui jah, siis ilmselt on mõistlik valida mõni kohalik e-arve operaator. Kui partnerid asuvad välisriikides, uuri kui levinud e-arvete kasutatavus nendes riikides on. Isegi kui kodumaal on e-arved laialt kasutusel, ei pruugi sinu välismaine partner olla e-arvetest üldse teadlik. 

 

3. Milline on e-arve operaatori võrgustik?

Mida rohkem on operaatori võrgus partnereid kellega e-arveldada, seda suuremat kasu saad kogu projektist. Kui sa enamasti arveldad kodumaiste partneritega, siis vali kohalik teenusepakkuja, kellel on endal piisavalt suur võrgustik ning kellel on rändlusühendused teiste kohalike operaatoritega. Kui arveldad suurel määral rahvusvaheliste partneritega siis kindlasti uuri e-arve operaatori käest, mis on tema võimalused e-arvete vahetamiseks välisriikidega. 

 

4. Mis on sinu võimalused e-arve operaatoriga liitumiseks?

Uuri e-arve operaatorilt, keda plaanid valida, kuidas on korraldatud liidestus sinu majandustarkvaraga. Kas liidestus on olemas? Kui lihtne on liidest aktiveerida? Või kui liides puudub, siis küsi operaatori mis võimalused on liidestuse loomiseks. 

 

5. Kas töökindlus ja turvalisus on sinu ettevõttele olulised?

Kui oled otsustanud e-arveldusega alustada, siis tõenäoliselt ei soovi sa paari kuu pärast partnerit vahetada. Veendu, et operaator oleks võimeline pakkuma oma teenuseid täna, homme ja ka ülehomme. Seda eriti juhul, kui soovid operaatori juures lisateenusena hoida ka oma arvete arhiivi. Tasub uurida kaua e-arve operaator on turul olnud, kes on tema kliendid ning milline on klientide rahulolu. Vaata üle kas potentsiaalne partner on oma valdkonna juhtiv tegija, kes esineb konverentsidel ja osaleb ametialaste liitude tegevuses? Või tundub ta pigem olevat sabasörkija? 

Ära unusta küsida kas ja kuidas on teenuse töökindlus tagatud? Kas teenuse töökindlus on ka lepingu osa? Lisaks töökindlusele peaks teenusepakkuja tagama ka turvalisuse. Uuri, kus ja millistes tingimustes hoitakse servereid, kuidas on kaitstud kanalid ning varundatakse andmeid. See teave annab ülevaate, kui kiiresti suudetakse teenus potentsiaalse süsteemi tõrke korral taastada.

Vastused nendele küsimustele aitavad sul leida sobivama e-arve operaatori. Kui sul tekib valiku protsessi käigus küsimusi, siis ära hoia neid endale ja palu operaatoril asja sisu täpsemalt selgitada. Mõistlik on valida hoolikalt, operaatori vahetamine on reeglina tüütu protsess. 

Turvalisus

Kas e-arveldus on turvaline?

Võrreldes PDF arvete e-posti teel edastamisega on e-arveldus märgatavalt turvalisem. E-arved liiguvad krüpteeritud kanalis ning arvetele ligipääs on piiratud kasutajaõigustega. Andmete liikumisest jääb maha detailne logi. Teenusepakkuja vastutab lepinguliselt selle eest, et e-arve jõuaks turvaliselt õige adressaadini. Loe, miks ei tohiks e-arveid saata meili teel. Täpsemaid turvalisust puudutavaid küsimusi küsi otse operaatorilt.

E-arveldus Eestis

Kuidas käib elektrooniline arveldamine Eestis?

Eestis on elektroonilise arveldamise süsteem hajus, mitmeid paralleele saab tuua mobiilside teenuselt. E-arveldada saab kasutades e-arve operaatoreid. E-arve operaatoreid on mitmeid ja neil on omavahel rändlus. Ei ole oluline millist operaatorit kasutan, e-arveldada saan kõigi tunnustatud e-arve operaatorite võrgus olevate ettevõtetetega. Kui sõbrale helistamiseks sisestame telefoninumbri, siis e-arve saatmiseks piisab kui teame kliendi registrikoodi. E-arvete saatmine eraisikutele panka on sellest erinev.

 

 

Kas ma pean teadma, millist e-arve operaatorit minu klient kasutab?

Ei, piisab teadmisest, et sinu klient võtab Eestis e-arveid vastu. Viimast saab kontrollida äriregistrist.

E-arveldus Euroopas

Kuidas käib e-arvete liiklus Euroopas?

E-arvete kasutus Euroopas erineb riigiti. Levinud praktika kohaselt loovad Euroopa e-arve operaatoridomavahel vajalikud otseühendused, et oma klientide vajadused katta. Nii võib mõnel kohalikul operaatoril olla mitmeid rändluspartnereid üle Euroopa. Näiteks, Telemal on 27 rahvusvahelist rändluspartnerit 10 erinevas riigis võimaldamaks klientidele elektroonilist dokumendivahetust tuhandete välismaiste kaubanduspartneritega. Alternatiivina operaatorite vahelistele otseühendustele on loodud üleeuroopaline e-arve operaatorite võrgustik PEPPOL. Tänu sellele ei pea operaatorid enam otseühendusi ja eraldi rändluslepinguid sõlmima.  

 

Mis on Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) on üle-euroopaline elektrooniliste

dokumentide vahetamise keskkond. Erinevate operaatorite kaudu on sellega ühinenud üle 500 000   ettevõtte. Peppoli võrgustikus edastatakse Euroopa e-arve standardile EN 16931 (Peppol BIS 3.0) vastavaid arveid

Peppol võrgustiku kaudu e-arvete edastamiseks ei pea ettevõte ise Peppoli võrgustikuga liituma. Piisab kui ettevõtte e-arve operaator on registreeritud Peppoli teenuspakkuja.
Paremate e-arve operaatorite puhul ei pea muretsema kas kasutatav majandustarkvara oskab Euroopa e-arve standardile vastavaid e-arveid väljastada või vastu võtta kuna operaator konverteerib ise kõik arved vajalikule kujule. Nt Telema puhul piisab kui aktiveerida Euroopa e-arvete saatmise teenus ja lisada saadetud arvele vastuvõtja identifikaator Peppoli võrgustikus.
E-arveldus Peppoli võrgustiku vahendusel toimub järgmiselt:

 

 

E-arve operaator Telema AS on registreeritud Peppoli teenuspakkuja   –  skeemil number 2 või 3 sõltuvalt sellest, kas tegemist on e-arvete saatmise või vastuvõtmisega. Peppoli reeglistik reguleerib suhet tenuspakkujate (2 ja 3) vahel (pildil horisontaalne sinine joon). Suhteid arve saatja ja tema operaatori vahel (numbrid pildil 1 ja 2) ning vastuvõtja ja tema operaatori vahel (numbrid pildil 4 ja 3) reguleerivad nende vahelised teeninduslepingud ja ärilised kokkulepped. Peppolist arve vastuvõtmiseks peab vastuvõtja (4) valima endale e-arve operaatori ja sõlmima temaga lepingu. Peale seda e-arve operaator registreerib vastuvõtja Peppoli võrgustiku registris (SML) – registreeritakse Peppoli identifikaator koos infoga millist pöörduspunkti (Access Point) vastuvõtja operaator kasutab ja milliseid dokumendi tüüpe vastu võetakse – Peppoli võrgustikus saab edastada ka teisi dokumente, mitte ainult arveid. E-arveid  vastu võtta sooviv ettevõte peab seejärel vaid teavitama oma partnereid soovist e-arveid vastu võtta Peppoli võrgustiku kaudu. Arve saatjad peavad lisama arvetele vastuvõtja Peppoli identifikaatori, et süsteem teaks, kuhu dokumendid tegelikult edastada tuleb.

 

Mis on Peppoli identifikaator?

Eestisisesel e-arveldusel kasutatakse e-arve saaja tuvastamiseks ettevõtte registrikoodi. Rahvusvaheliste arvete puhul pole paraku registrikood piisav kuna see kood on unikaalne vaid ühe riigi piires ja registrikoodis puudub info riigi kohta kus see välja on antud – näiteks registrikood 12345678 võib olla samaaegselt kasutusel mitmes riigis.

Seetõttu kasutatakse Peppoli võrgustikus identifikaatorit, mis koosneb kahest osast –  esimese osa aluseks on ISO6523 standardil põhinev klassifikaatorite nimekiri ja see määrab, millise identifikaatoriga on teises osas tegu. Teine osa võib olla kas ettevõtte registrikood, GLN või miski muu kokkulepitud tunnus. Näiteks Telema AS puhul on selliseks identifikaatoriks 0191:10584597 – 0191 viitab Eesti registrikoodile,10584597 on registrikood. Samamoodi saab sobiva identifikaatori moodustada GLN abil: 0088:4751019630004 – 0088 viitab siin GLN-le 4751019630004

Eelnevast lähtudes pole Peppoli identifikaatorit ettevõtel vaja eraldi hankida. Kui ettevõttel on olemas Eesti registrikood või mõni muu ISO6523 klassifikaatorite nimekirjas kirjeldatud identifikaator, siis saab sellest alati moodustada Peppol võrgustikus sobiva identifikaatori. Vastavalt eelnevalt kirjeldatud Peppoli skeemile registreerib e-arve operaator kliendile vastava identifikaatori ja dokumendi tüübi – arve – Peppoli võrgustiku registris ning e-arvete edastamine saabki alata. 

 

Millised minu partnerid juba võtavad Peppoli võrgustikus arveid vastu?

Peppoli aadressiraamatust saab kontrollida, kas äripartner on Peppoli võrgustikus või mitte. Otsimiseks tuleb sisesta partneri nimi, registrikood või muu tunnus kuid tuleb arvestada, et tegemist ei ole paraku kõige õnnestunuma otsingu lahendusega.

Veel tuleb silmas pidada, et Peppoli aadressiraamatusse registreerib andmed arveid vastu võttev operaator tavaliselt koos Peppoli registris kande tegemisega kuid see aadressiraamatus registreerimine pole kohustuslik (samuti pole kohustuslikult määratud andmete hulk) kuna aadressiraamat on informatiivne andmekogu, mille kannetel pole vähimatki mõju dokumendi tegelikule edastamisele. 

Seetõttu tasub juhul kui aadressiraamatust andmeid ei leita alati ka partneri käest üle küsida. 

Riigiti on Peppol enim levinud Norras kus see on ühtlasi riigisisene andmevahetusplatvorm – kõik avaliku sektori asutused ja väga paljud eraettevõtted võtavad arveid vastu Peppoli kaudu.