E-arve vastuvõtmine

Kuidas võtta vastu e-arveid oma äripartneritelt?

E-arvete vastuvõtmine on pea sama lihtne kui vastata sissetulevale kõnele mobiiltelefonil. Kui soovid kellelegi helistada, pead teadma inimese telefoninumbrit, aga sa ei pea mõtlema, mis operaatori teenust kõne vastuvõtja kasutab. Sa valid numbri ja kõne ühendamiseks vajutad lihtsalt nuppu! Kõne saaja vajutab vastamiseks samuti nuppu ja saategi juba suhelda. Võime vabalt öelda, et inimesed asuvad üksteisest ainult ühe nupuvajutuse kaugusel. Sama kehtib ka e-arvete puhul, ainult telefoninumbri asemel kasutatakse ettevõtte registrikoodi või mõnda muud identifikaatorit (nt, PEPPOL-ID).

Kui sinu ettevõte soovib oma partneritelt hakata vastu võtma e-arveid, siis toimi alljärgnevalt: 

1. Vali, kuhu soovid e-arveid saada.

Väikeettevõtted, kes kasutavad majandustarkvara, mis võimaldab e-arveid vastu võtta, saavad seda teha otse oma tarkvaras. Veidi suuremates ettevõtetes, kus ostuarvetega puutub kokku rohkem kui üks inimene, tekib vajadus arvete elektroonse menetlemise keskkonna ja arvete kinnitamise lahenduse järele. Kui majandustarkvara võimaldab ka arvete elektroonset menetlemist (nt Directo), saate ostuarveid menetleda ja arhiveerida majandustarkvaras.

Kui majandustarkvara sobilikku lahendust ei paku, siis on mõistlik kasutada mõnda arvete elektroonse menetlemise rakendust. Arvete kinnitamine ja kulude jaotamine toimub siis spetsiaalselt selle jaoks loodud mugavas veebipõhises keskkonnas. Selliseid lahendusi pakuvad e-arve operaatorid (nt Telema eFlow), aga on ka mitmeid eraldiseisvaid lahendusi.

Mõni mikroettevõte otsustab sarnaselt paljudele eraisikutele tellida oma e-arved panka. Nii on arvete maksmine väga mugav. Selline lahendus sobib siiski vaid väga väikestele ettevõtetele, kuna suurema arvete hulga puhul jääb puudu ülevaatlikkusest ja arvete haldamise võimalusest. 

2. Otsusta kes e-arved kohale toimetab

Kõik, kes soovivad e-arveid vahetada, peavad tagama vajaliku tehnilise võimekuse. Seda saab teha kahel viisil:

1. Luues otseühenduse müüja ja ostja tarkvara vahel – leppige kokku edastatava dokumendi formaadis ja alustage e-arveldusega. Seda tasub kaaluda, kui vajalike ühenduste arvu võib kokku lugeda ühe käe sõrmedel.
2. Kasutades e-arve operaatori teenust – kui partntereid (kliente ja tarnijaid) on rohkem,  tundub mõistlik lahendus teenusepakkujalt (operaatorilt) sisse osta. Selleks vali endale e-arve operaator ja sõlmi temaga leping. Loe ka kuidas valida e-arve operaatorit.   Mõnikord on e-arve operaatoriga lepingu sõlminud juba kasutatav majandustarkvara (nt Meriti klientide vaikimisi e-arve operaator on Telema, Directo puhul E-arveldaja).
   

3. Teavita oma hankijaid, et võtate nüüd vastu (vaid) e-arveid. Mida rohkem partnereid e-arveid saadab, seda suurem on sinu kasu. Loe edasi, kuidas innustada hankijaid e-arveid saatma.

Mida pean tegema lisaks kui tahan võtta vastu e-arveid oma Eesti äripartneritelt?

Kui on tegemist Eestis registreeritud ettevõttega ja soovid e-arveid vastu võtma hakata Eesti partneritelt, siis pead peale teenusepakkuja valikut ja lepingu sõlmimist oma e-arve operaatori ka Eesti Äriregistris kinnitama. Nii teab sinu partneri e-arvete teenusepakkuja arve sinu operaatorile toimetada, kes selle juba sinu valitud kanalisse edastab. 

Mõni agaram majandustarkvara loeb infot e-arvete vastuvõtu kohta otse e-äriregistrist ja sinu partner hakkabki kohe e-arveid saatma. Teisi partnereid tuleb sellest teavitada.

E-arve teenusepakkujat saab e-äriregistris kinnitada juhatuse liige või muu esindusõigust omav isik (videojuhend e-äriregistris kinnitamisest).

Eesti e-arvevõimelised ettevõtted väljastavad tavapäraselt Eesti e-arve standardile vastavaid e-arveid. E-arve vastuvõtjana ei pea sa muretsema erinevate e-arve formaatide pärast. Sinuni jõuab e-arve alati oma operaatoriga kokkulepitud formaadis. Dokumentide formaadi teisendamise eest hoolitseb vajadusel operaator.

Kuidas võtta vastu e-arveid oma Soome äripartneritelt?

Kui soovid hakata e-arveid vastu võtma oma Soome partneritelt, pea nõu oma e-arve operaatoriga. Siin on kaks võimalust: käivitada Soome e-arvete postkast (Finvoice postkast) või Euroopa e-arvete postkast (PEPPOL postkast). 

Sarnaselt Eestiga on ka Soomel oma e-arve formaat ehk Finvoice. Soome e-arve formaadis e-arveid saatvate (ja vastu võtvate) ettevõtete register on portaalis Verkkolasku osoitteisto.  Erinevalt Eesti Äriregistrist ei ole e-arveldamist alustades oma ettevõtte registreerimine seal keskkonnas kohustuslik. Kui te oma partnerit registrist ei leia, siis tasub otse partnerilt üle küsida kas ta saadab e-arveid või mitte.

Paljud Soome e-arve operaatorid toetavad ka juba Euroopa e-arve saatmist kasutades üleeuroopalist võrgustikku PEPPOL. Loe täpsemalt ka selle kohta, kuidas võtta vastu e-arveid oma Euroopa partneritelt.

Ka Soome partneritelt e-arveid vastu võttes pole vaja muretseda formaatide erisuse pärast. Selle eest hoolitseb e-arveoperaator. Soome partneri e-arve jõuab ettevõtte majandustarkvarasse või ostuarvete halduskeskkonda (nt Telema eFlow) tarkvarale sobivas formaadis.

Kuidas võtta vastu e-arveid oma Baltikumi äripartneritelt?

Billentise raporti kohaselt on Eesti Balti riikidest e-arvete kasutamise poolest esikohal, Lätis ja Leedus on veel arenguruumi. Erinevalt Eestist pole Lätis ja Leedus veel ametlikult kehtestatud riiklikku e-arve standardit. Kõik kolm Balti riiki plaanivad kesk-pikas perspektiivis kasutusele võtta PEPPOLi e-arve.

Eestis kasutatakse seni Eesti e-arve standardit ja toimib ka e-arve operaatorite omavaheline rändlus. Lätis ja Leedus e-arvete rändlust praktiliselt ei toimu ning B2B e-arveldus on minimaalne. Tasub siiski oma partneritelt küsida, kas nad on võimelised edastama teile e-arveid PEPPOL-vormingus.

Kuidas võtta vastu e-arveid oma Euroopa äripartneritelt?

Kuigi Euroopa Liidu riikides on reisimine ja kaubandus piirideta, siis e-arved kõikide EL riikide vahel niisama lihtsalt ei liigu. Põhjuseks on erinevates riikides kehtivad e-arve formaadid ning piiratud e-arvelduse võimekus. Kui Põhjamaades on e-arved igapäevane nähtus. Üldiselt kehtib seaduspära, et mida lõuna poole minna, seda väiksem on teadlikkus e-arveldusest.

Euroopa partneritelt e-arvete vastuvõtmiseks uuri oma partnerilt, kas ta kasutab e-arveid, kes on ta operaator ja kas teenusepakkuja on liitunud PEPPOL võrgustikuga. Kui jah, siis edasta partnerile oma PEPPOL-ID ja e-arveldamine võib alata. PEPPOL-ID on olemas kõigil ettevõtetel, kes on aktiveerinudl Euroopa e-arvete postkasti. Loe täpsemalt PEPPOL võrgustiku kohta.

Kui sinu partneril on e-arvete teenusepakkuja, kuid ta ei ole PEPPOLiga liitunud, siis pöördu oma e-arve operaatori poole ning uuri, kas ta on sinu partneri operaatoriga rändluses.