E-arve vastuvõtmine

Kuidas võtta vastu e-arveid oma äripartneritelt?

E-arvete vastuvõtmine on pea sama lihtne kui vastata sissetulevale kõnele mobiiltelefonil. Kui soovid kellelegi helistada, pead teadma inimese telefoninumbrit, aga sa ei pea mõtlema, mis operaatori teenust kõne vastuvõtja kasutab. Sa valid numbri ja kõne ühendamiseks vajutad lihtsalt nuppu! Kõne saaja vajutab vastamiseks samuti nuppu ja saategi juba suhelda. Võime vabalt öelda, et inimesed asuvad üksteisest ainult ühe nupuvajutuse kaugusel. Sama kehtib ka e-arvete puhul, ainult telefoninumbri asemel kasutatakse ettevõtte registrikoodi või mõnda muud identifikaatorit (nt, PEPPOL-ID).

Kui sinu ettevõte soovib oma partneritelt hakata vastu võtma e-arveid, siis toimi alljärgnevalt: 

1. Vali, kuhu soovid e-arveid saada.

Väikeettevõtted, kes kasutavad majandustarkvara, mis võimaldab e-arveid vastu võtta, saavad seda teha otse oma tarkvaras. Veidi suuremates ettevõtetes, kus ostuarvetega puutub kokku rohkem kui üks inimene, tekib vajadus arvete elektroonse menetlemise keskkonna ja arvete kinnitamise lahenduse järele. Kui majandustarkvara võimaldab ka arvete elektroonset menetlemist (nt Directo), saate ostuarveid menetleda ja arhiveerida majandustarkvaras.

Kui majandustarkvara sobilikku lahendust ei paku, siis on mõistlik kasutada mõnda arvete elektroonse menetlemise rakendust. Arvete kinnitamine ja kulude jaotamine toimub siis spetsiaalselt selle jaoks loodud mugavas veebipõhises keskkonnas. Selliseid lahendusi pakuvad e-arve operaatorid (nt Telema eFlow), aga on ka mitmeid eraldiseisvaid lahendusi.

Mõni mikroettevõte otsustab sarnaselt paljudele eraisikutele tellida oma e-arved panka. Nii on arvete maksmine väga mugav. Selline lahendus sobib siiski vaid väga väikestele ettevõtetele, kuna suurema arvete hulga puhul jääb puudu ülevaatlikkusest ja arvete haldamise võimalusest. 

2. Otsusta kes e-arved kohale toimetab

Kõik, kes soovivad e-arveid vahetada, peavad tagama vajaliku tehnilise võimekuse. Seda saab teha kahel viisil:

1. Luues otseühenduse müüja ja ostja tarkvara vahel – leppige kokku edastatava dokumendi formaadis ja alustage e-arveldusega. Seda tasub kaaluda, kui vajalike ühenduste arvu võib kokku lugeda ühe käe sõrmedel.
2. Kasutades e-arve operaatori teenust – kui partntereid (kliente ja tarnijaid) on rohkem,  tundub mõistlik lahendus teenusepakkujalt (operaatorilt) sisse osta. Selleks vali endale e-arve operaator ja sõlmi temaga leping. Loe ka kuidas valida e-arve operaatorit. Mõnikord on e-arve operaatoriga lepingu sõlminud juba kasutatav majandustarkvara (nt Meriti klientide vaikimisi e-arve operaator on Telema, Directo puhul E-arveldaja).
   

3. Teavita oma tarnijaid, et võtate nüüd vastu (vaid) e-arveid. Mida rohkem partnereid e-arveid saadab, seda suurem on sinu kasu.

Säästes aega ja raha nii saatjale kui saajale, on e-arvete populaarsus aina kasvanud. Kuid suure tõenäosusega on ka sinu ettevõtte tarnijate seas mitmeid, kes siiani saadavad arveid e-mailiga.

Need on eduka e-arvete projekti 6 võtmetegurit, mis aitavad tarnijaid panna e-arveid saatma:

1. Projektil on selgelt sõnastatud eesmärk – näiteks, “Aasta lõpuks on e-arvete osakaal üle 60%, mis vabastab iga kuu 5 tundi töötajate aega.”
2. Projektil on üks ja väga aktiivne omanik.
3. Tippjuhtkond on projektist teadlik ja toetab seda.
4. Töötajaid on teavitatud, mis on projekti eesmärk ja miks e-arvetele üle minnakse.
5. Arvestatakse oma äripartnerite IT võimekusega e-arveid saata ja vastu võtta – see on reeglina oodatust madalam.
6. Kõigil osapooltel ettevõttes on projekti kohta piisavalt infot tarnijate juhendamiseks.

Kui ettevõttesiseselt on eesmärgid kommunikeeritud ja projekti osapooled on teadlikud oma ülesannetest, saab edasi liikuda tarnijate kaasamise tegevuskavani. Loe rohkem kuidas innustada tarnijaid e-arveid saatma (lae alla ka tarnijate kaasamise juhend) ning kasuta näidiskirju tarnijate kaasamiseks.

Mida pean tegema lisaks kui tahan võtta vastu e-arveid oma Eesti äripartneritelt?

Kui on tegemist Eestis registreeritud ettevõttega ja soovid e-arveid vastu võtma hakata Eesti partneritelt, siis pead peale teenusepakkuja valikut ja lepingu sõlmimist oma e-arve operaatori ka Eesti Äriregistris kinnitama. Nii teab sinu partneri e-arvete teenusepakkuja arve sinu operaatorile toimetada, kes selle juba sinu valitud kanalisse edastab. 

Mõni agaram majandustarkvara loeb infot e-arvete vastuvõtu kohta otse e-äriregistrist ja sinu partner hakkabki kohe e-arveid saatma. Teisi partnereid tuleb sellest teavitada.

E-arve teenusepakkujat saab e-äriregistris kinnitada juhatuse liige või muu esindusõigust omav isik (videojuhend e-äriregistris kinnitamisest).

Eesti e-arvevõimelised ettevõtted väljastavad tavapäraselt Eesti e-arve standardile vastavaid e-arveid. E-arve vastuvõtjana ei pea sa muretsema erinevate e-arve formaatide pärast. Sinuni jõuab e-arve alati oma operaatoriga kokkulepitud formaadis. Dokumentide formaadi teisendamise eest hoolitseb vajadusel operaator.

Kuidas võtta vastu e-arveid oma Soome äripartneritelt?

Kui soovid hakata e-arveid vastu võtma oma Soome partneritelt, pea nõu oma e-arve operaatoriga. Siin on kaks võimalust: käivitada Soome e-arvete postkast (Finvoice postkast) või Euroopa e-arvete postkast (PEPPOL postkast). 

Sarnaselt Eestiga on ka Soomel oma e-arve formaat ehk Finvoice. Soome e-arve formaadis e-arveid saatvate (ja vastu võtvate) ettevõtete register on portaalis Verkkolasku osoitteisto.  Erinevalt Eesti Äriregistrist ei ole e-arveldamist alustades oma ettevõtte registreerimine seal keskkonnas kohustuslik. Kui te oma partnerit registrist ei leia, siis tasub otse partnerilt üle küsida kas ta saadab e-arveid või mitte.

Paljud Soome e-arve operaatorid toetavad ka juba Euroopa e-arve saatmist kasutades üleeuroopalist võrgustikku PEPPOL. Loe täpsemalt ka selle kohta, kuidas võtta vastu e-arveid oma Euroopa partneritelt.

Ka Soome partneritelt e-arveid vastu võttes pole vaja muretseda formaatide erisuse pärast. Selle eest hoolitseb e-arveoperaator. Soome partneri e-arve jõuab ettevõtte majandustarkvarasse või ostuarvete halduskeskkonda (nt Telema eFlow) tarkvarale sobivas formaadis.

Kuidas võtta vastu e-arveid oma Baltikumi äripartneritelt?

Billentise raporti kohaselt on Eesti Balti riikidest e-arvete kasutamise poolest esikohal, Lätis ja Leedus on veel arenguruumi. Erinevalt Eestist pole Lätis ja Leedus veel ametlikult kehtestatud riiklikku e-arve standardit. Kõik kolm Balti riiki plaanivad kesk-pikas perspektiivis kasutusele võtta PEPPOLi e-arve.

Eestis kasutatakse seni Eesti e-arve standardit ja toimib ka e-arve operaatorite omavaheline rändlus. Lätis ja Leedus e-arvete rändlust praktiliselt ei toimu ning B2B e-arveldus on minimaalne. Tasub siiski oma partneritelt küsida, kas nad on võimelised edastama teile e-arveid PEPPOL-vormingus.