Täpsem automaatne konteerimine eFlows: Robin arvestab kuni kolme tingimusega

Ühel arvel võib olla mitu rida, mida ei saa sama reegli järgi konteerida. Võtame näiteks liisinguarve: põhiosa makse ja intress on seotud sama lepinguga, kuid need tuleb kajastada eri kontodel. Seni sai Robin reapõhises kulureeglis kasutada vaid üht tingimust. Nüüd saad neid kombineerida kuni kolm, et ka keerukamate arvete read jõuaksid automaatselt õigetele kontodele.

Kuidas see töötab?

Reareegel on seotud tarnijaga, kuid selle tingimused määravad, millistele arveridadele reegel rakendub. Kasutada saab nii arverea kui ka arve päise andmeid: näiteks rea kirjeldust, lepingu- või ostutellimuse numbrit, viitenumbrit, kontaktisikut või tarnekohta.

Tingimused on ühendatud JA-loogikaga. See tähendab, et Robin rakendab reegli ainult siis, kui kõik määratud tingimused on täidetud. Kui kas või üks neist ei klapi, siis reegel sellele arvereale ei rakendu.

Kolm näidet, kus mitmest tingimusest on abi

1. Liisinguarve: põhiosa ja intress eri kontodele

Liisinguarvel on sama lepingu all kaks rida: põhiosa ja intress. Lepingunumber aitab tuvastada sõiduki, kuid õige konto sõltub ka rea kirjeldusest.

• Põhiosa: lepingu number sisaldab „01544005L“ JA rea kirjeldus sisaldab „põhiosa“ → konto 20800 „Lühiajalised liisingukohustused“; auto 360MLK.
• Intress: lepingu number sisaldab „01544005L“ JA rea kirjeldus sisaldab „intress“ → konto 60650 „Intressikulud“; auto 360MLK.

2. Kütusekaardi arve: sõiduauto, ekskavaator ja tarvikud

Ettevõte kasutab kütusekaarte nii sõiduauto kui ka tootmistehnika jaoks ning ostab tanklast ka tarvikuid. Kõik ostud kajastuvad samal kuuarvel. Kaardinumbri ja rea kirjelduse koos kasutamine aitab kulud õigesti jaotada.

• Sõiduauto kütus: kaardi number sisaldab „123“ JA rea kirjeldus sisaldab „DIISEL“ → konto 44300 „Sõidukite kütus“; auto 360MLK.
• Ekskavaatori kütus: kaardi number sisaldab „EKS-01“ JA rea kirjeldus sisaldab „DIISEL“ → konto 40200 „Tootmistehnika kütus“; ekskavaator EKS-01.
• Autotarvikud: kaardi number sisaldab „123“ JA rea kirjeldus sisaldab „klaasipesu“ → konto 44400 „Sõidukite hooldus ja tarvikud“; auto 360MLK.

3. Sama kohv, erinev kasutusotstarve

Tanklakett ostab samalt tarnijalt kohvi nii kontoritöötajatele kui ka tanklates edasimüügiks. Lisaks võivad arvetel olla kohvimasinate hooldusteenused. Arve päises olev tarnekoht koos rea kirjeldusega näitab, kas ost tuleb kajastada kontorikuluna, võtta müügikaubana arvele või kanda hoolduskuludesse.

• Kontorikohv: tarnekoht sisaldab „Tähe tn“ JA rea kirjeldus sisaldab „kohv“ → konto 43300 „Kontorikulud“.
• Müügiks ostetud kohv: tarnekoht sisaldab „Rapla“ JA rea kirjeldus sisaldab „kohv“ → konto 13400 „Müügiks ostetud kaubad“; tankla „Rapla tankla“.
• Kohvimasina hooldus: tarnekoht sisaldab „Rapla“ JA rea kirjeldus sisaldab „hooldus“ → konto 40100 „Seadmete hooldus“; tankla „Rapla tankla“.

Näidetes toodud kontonumbrid ja dimensioonid on illustratiivsed: iga ettevõte kasutab oma kontoplaani. Kõigi kolme näite ühine tulemus on aga sama – arveread, mida varem tuli käsitsi konteerida, saab Robin nüüd sobiva reegli alusel automaatselt töödelda.

Mis juhtub, kui arvereale sobib mitu reeglit?

• Kõige täpsem reegel võidab. Kui samale reale sobib ühe, kahe ja kolme tingimusega reegel, rakendab Robin kolme tingimusega reegli.
• Võrdse täpsuse korral eelistatakse viimati muudetud reeglit, mitte viimati loodud reeglit.
• Osalisest vastest ei piisa. Kui kolmest tingimusest täitub ainult kaks, jääb see reegel rakendamata ning Robin kasutab järgmist sobivat reeglit.

Sama loogika kehtib reeglite käsitsi rakendamisel: „Vali reegel“ → „Rea kulureeglid“ → „Rakenda“.

Kuidas mitme tingimusega reeglit seadistada?

1. Ava sissetuleval arvel rida, mille jaoks soovid reegli luua, ja vajuta „Konteeri“.
2. Määra konto ja vajalikud dimensioonid ning alusta valiku salvestamist reegliks.
3. Vajuta „Lisa tingimus“, vali väli ja kontrolli selle väärtust. Vajaduse korral lisa teine ja kolmas tingimus.
4. Salvesta reegel. Edaspidi rakendab Robin seda automaatselt arveridadele, mis vastavad kõigile tingimustele.

Arve külgpaneelil näed, mitu tingimust kolmest on kasutusel. Kui oled lisanud kolm tingimust, muutub „Lisa tingimus“ nupp mitteaktiivseks. Kõiki tingimusi näed nii arve külgpaneelil kui ka menüüs Robin → Rea kulureeglid.

Mida veel teada?

Uue võimaluse kasutamiseks peavad arvel olema eraldi arveread. Need tulevad kas e-arvega või ridapõhise digiteerimise kaudu. Reeglite seadistamiseks on vaja kodeerimisreeglite haldamise õigust.

Olemasolevad reeglid töötavad edasi muutmata kujul – midagi ümber seadistama ei pea.

Vajad abi?

Aitame hea meelega esimesed mitme tingimusega reeglid seadistada. Kui saad tarnijatelt PDF-arveid, saame koos uurida, kas tarnija saaks saata e-arveid või kas abi oleks ridapõhisest digiteerimisest.

Kirjuta meile Telema portaali kaudu ja võtame sinuga ühendust.