Kui arve read peavad jagunema eri kontode või kulukohtade vahel, on neid eristav info sageli päises, mitte ridadel – kes tellis, millise lepingu või tellimuse alusel ja kuhu kaup läks. Päise järgi konteerimine toimis juba varem, kui kogu arve läks ühele kontole ja kulukohale. Uut eFlow versioonis 26.6.2: reapõhised kulureeglid saavad nüüd kasutada ka päise välju, nii et üht arvet saab päiseinfo põhjal jagada mitme dimensiooni vahel.
Miks see oluline on?
Varem sai reareeglites kasutada ainult arverea infot, näiteks kirjeldust. Sellest piisas, kui iga rea konto ja dimensiooni sai tuletada reast endast. Kuid sageli on otsustav info hoopis päises:
- tarnija märgib sihtkoha (Tallinn, Pärnu) päisesse, mitte reale;
- sama tarnija osutab sama teenust eri autodele või objektidele eri lepingute alusel ja neid eristab vaid lepingunumber;
- kulukoht sõltub ostutellimuse numbrist või kontaktisikust.
Kui üksiku arve read tuli sellel alusel jagada eri kontode või kulukohtade vahel, tuli need varem käsitsi konteerida. Nüüd saavad reareeglid kasutada päiseinfot, nii et needki juhud automatiseeruvad.
Mis muutus?
Reareegli tingimusse saab nüüd valida järgmised päise väljad:
- Sihtkoha nimi ja aadress
- Viitenumber
- Lepingu number
- Ostutellimuse number
- Kontaktisik
- Märkused
Iga välja puhul saad kasutada tingimust „sisaldab“, ning tulemusena määrata soovitud dimensiooni (osakond, projekt, töötaja, auto, asukoht vms).
Näited
Igal juhul konteeritakse arve read ükshaaval: üks reegel määrab konto, päise väli paneb paika dimensiooni.
1. Kontoritarvete tarnija, eri tellimused. Üks arve, mille read lähevad eri kontodele (kontoritarbed ja IT-seadmed), kuid kõik tellis sama inimene, kes on märgitud vaid päisesse. Konto tuleb realt, kulukoht päisest: kontaktisik = „Mati Maasikas” → Kulukoht = „Müügiosakond”.
2. Liising eri autodele. Liisinguarvel on mitu rida – liisingumakse, kindlustus, haldustasu –, mis lähevad eri kontodele, kuid kõik puudutavad üht autot, mille tuvastab vaid päises olev lepingunumber. Rea kirjeldus sisaldab „liising” → Konto = „5981 liisingukulud”. Lisaks: lepingunumber = „54123″ → Auto = „360MLK”, Osakond = „Turundus”.
3. Haldusteenus ketile. Üks arve katab üht objekti, kuid jaguneb mitme konto vahel (üür, kommunaalid, koristus), samas kui objekt on nimetatud vaid päises. Konto tuleb realt, asukoht päisest: sihtkoht sisaldab „Tartu” → Asukoht = „Tartu kauplus”.
4. Ehitusallhankija mitmel objektil. Üks arve, mille read katavad eri tööliike ja lähevad eri kontodele (vundamenditööd, puusepatööd, viimistlus), samas kui objekti tuvastab vaid päises olev lepingunumber. Konto tuleb realt, projekt päisest: lepingunumber sisaldab „123456″ → Projekt = „Rapla eramu”.
Ühine joon: info, mis varem nõudis rea kaupa käsitööd, konteeritakse nüüd kohe arve saabumisel.
Kuidas seadistada?
- Järgmisel sissetuleval arvel ava rida, millele soovid reapõhise kulureegli lisada.
- Lisa tingimus, vali päise väli, määra väärtus ja soovitud dimensioon.
- Salvesta – Robin rakendab reegli edaspidi automaatselt.
NB! Reeglid eeldavad arveridade olemasolu – kas e-arvel endal või ridapõhise digiteerimisteenuse kaudu.
NB! Kulureeglite loomine ja haldamine eeldab kulude jaotaja või superkasutaja rolli.
Olemasolevad reeglid?
Töötavad edasi muutumatult, ümber seadistama ei pea midagi. Päise väljad on lisavõimalus, kui tahad automaatikat laiendada.
Tagasi kõikide postituste juurde
