Näidiskirjad hankijate kaasamiseks

Üks kuuest võtmetegurist, kuidas innustada hankijaid e-arveid saatma, on kommunikatsioon. Kaasamise õnnestumiseks tuleb hankijatele läheneda erineva sõnumi ja taktikaga. Erinev peaks olema nii sõnumite sisu, toon kui sagedus. Mida tähtsamat hankijat kaasad, seda enam kasuta isiklikku lähenemist ja nõustamist. Oleme loonud näidiskirjad hankijate kaasamiseks:

1) Näidiskiri A – Ettevõtetele, kes on juba võimelised e-arveid saatma

2) Näidiskiri B – Ettevõtetele, kes saadavad kõige rohkem ja kõige keerulisemaid arveid. See kiri sobib hiljem ka ülejäänudele.

3) Automaatvastus “Piits” – Ettevõtetele, kes saadavad e-postiga PDF arveid

4) Automaatvastus “Piits ja präänik” – Ettevõtetele, kes saadavad e-postiga PDF arveid

Näidiskiri A

Saaja: Ettevõte, kes on juba võimeline e-arveid saatma

Pealkiri: FIRMA NIMI OSTUTINGIMUSTE MUUTUS: E-ARVED alates 13.01.2022

Sisu:

Austatud koostööpartner,

Alates 13. jaanuarist 2022 võtame ostuarveid vastu elektroonilisel masinloetaval kujul (e-arvetena). E-arvete protsess tagab arvete turvalise edastuse, kiirema töötlemise ja õigeaegse maksmise.

Võtame arveid vastu läbi e-arve operaatori Telema. Kui saadate arveid mõne e-arve operaatori (nt Unified Post, Finbite, E-arveldaja või Telema) kaudu, aktiveerige meie ettevõttele e-arvete saatmine. Abi saamiseks pöörduga oma majandustarkvaratoe või e-arve operaatori poole. Kõigi mainitud operaatorite vahel toimib e-arvete rändlus.

Valikuline:

Palun märkige kõigile meie ettevõttele väljastatavatele arvetele meie kontaktisik / tellimuse number / tootekood / ….

Mõlemapoolselt kasuliku e-arvelduse ootuses

Firma nimi Küsimuste puhul pöörduge Mr. X, amet, telefon

Näidiskiri B

Saaja: Ettevõte, kes saadab kõige rohkem ja kõige keerulisemaid arveid. Hiljem ka ülejäänud.

Pealkiri: FIRMA NIMI OSTUTINGIMUSTE MUUTUS: E-ARVED alates 13.01.2022

Sisu: Austatud koostööpartner,

Alates 13.01.2022 võtame ostuarveid vastu elektroonilisel masinloetaval kujul (e-arvetena). E-arvete protsess tagab arvete turvalise edastuse, kiirema töötlemise ja seeläbi õigeaegse maksmise.

Võtame arveid vastu läbi e-arve operaatori Telema, kellel on rändlussidemed teiste Eesti e-arve operaatorite – Unified Post, Finbite ja E-arveldajaga. Kui teie ettevõtte e-arveid veel ei väljastata, siis palun tutvuge näpunäidetega, kuidas sellega alustada.

Kui te veel pole jõudnud e-arve operaatorit valida, siis üleminekuperioodil (kuni 13.03.2022) võtame vastu ka e-postiga saadetavaid PDF-arveid. PDF-arved palume saata aadressile arved@firma.ee.

PDF ja paberarvete töötlemine on meie jaoks ebastandardne protsess, ja võib põhjustada maksete viibimist.

Valikuline Piits 1 (kui soovite kehtestada täiendavaid sanktsioone/motivaatoreid):

Jätame endale õiguse tasaarveldada makstavast arvest:

1) Paberarvete töötlemise eest 10 eurot, alates 13.01.2022

2) PDF arvete töötlemise eest 2 eurot, alates 13.01.2022

Valikuline Präänik 2:
Tänutäheks e-arvete saatmise eest oleme valmis kokku leppima 1/3/5 päeva kiirema maksetähtaja.

Valikuline 3:

Palun märkige kõigile meie ettevõttele väljastatavatele arvetele meie kontaktisik / tellimuse number / tootekood / ….

Mõlemapoolselt kasuliku e-arvelduse ootuses

Firma nimiKüsimuste puhul pöörduge Mr. X, amet, telefon

Automaatvastus “Piits”

Saaja: Ettevõte, kes saatis e-postiga PDF arve

Pealkiri: FIRMA NIMI OSTUTINGIMUSTE MUUTUS: E-ARVED alates 13.01.2022

Sisu: Hea koostööpartner,

Meie ettevõte võtab vastu masinloetavaid e-arveid, millega tagame arvete kiirema töötlemise ja seeläbi arvete õigeaegse tasumise.

NB! PDF arve ei ole masinloetav e-arve.

Palume edaspidi saata arveid ainult masinloetaval kujul. Näpunäiteid, kuidas e-arvete saatmisega alustada, leiate sellelt leheküljelt.

Parimate soovidega

Teie ettevõtte signatuur

Automaatvastus “Piits ja präänik”

Saaja: Ettevõte, kes saatis e-postiga PDF arve

Pealkiri: FIRMA NIMI OSTUTINGIMUSTE MUUTUS: E-ARVED alates 13.01.2022

Sisu: Hea koostööpartner,

Meie ettevõte võtab vastu masinloetavaid e-arveid, millega tagame arvete kiirema töötlemise. Palume edaspidi saata arveid ainult masinloetaval kujul. Tänutäheks e-arvete saatmise eest oleme valmis kokku leppima 3 päeva kiirema maksetähtaja.

Kuna PDF arvete töötlemine on meie ettevõtte jaoks nüüdsest ebastandardne protsess, hakkab PDF arvete töötlemine aega võtma senisest enam ning maksed võivad seetõttu viibida. Näpunäiteid, kuidas e-arvete saatmisega alustada, leiate sellelt leheküljelt.

Parimate soovidega

Teie ettevõtte signatuur