E-arve saatmine

Miks saata e-arveid?

E-arvelduse populaarsus kogu maailmas üha kasvab. Paljudes riikides on e-arvete saatmine avalikule sektorile muudetud seadusega kohustuslikuks. Teisalt on aga ilmselge, et sellest on kasu nii saatjale kui ka vastuvõtjale.

• Kiirus ja mugavus ostja jaoks – arve liigub otse selle saaja raamatupidamistarkvarasse või kliendi arvete kinnitusringi mõne hetkega.
• Vähem vigu – vähenda andmete ümber trükkimisel PDF-ilt tekkivaid vigu. Lõpp vigade tõttu hilinenud või valedele maksetele.
• Turvaline edastus – tead täpselt, kas ja millal arve saajani jõudis (erinevalt meili teel saadetud arvest).
• Vabasta käibekapital – raha jõuab sinuni kiiremini. E-arvete vastuvõtjatel on suure tõenäosusega paigas ostuarvete käsitlemise protsessid ning arved ei kuhju lauanurkadele nädalateks kinnitust ootama.

Kuidas saata e-arveid?

Iga ettevõte saab täna alustada e-arvete saatmisega üsna lihtsalt. Paljudesse raamatupidamistarkvaradesse on e-arvelduse võimekus juba sisse ehitatud.

E-arve saatmise viiside näitlikustamiseks toome esile kaks kasutuskogemust e-arvete saatmise kohta. Esimeses loos kasutab ettevõte majandustarkvara, mis võimaldab e-arveid väljastada. Teises loos ettevõte sellist äritarkvara ei kasuta.

1. lugu

Arve koostaja kasutab majandustarkvara Merit ja on aktiveerinud seal e-arvete saatmise. Kui oled samuti Meriti kasutaja, siis loe ka e-arvete aktiveerimise kohta Meritis.

1. Saatja koostab müügiarve tavapärasel viisil ja valib saatmise viisiks “e-arve”.
2. E-arve operaator Telema tuvastab adressaadi ja edastab adressaadi operaatorile masinloetava e-arve faili.
3. Adressaadi operaator edastab e-arve saajale sobivas formaadis. 
4. Arve saaja majandustarkvara impordib arve andmed ilma inimese sekkumiseta.

2. lugu

Arve esitaja ei kasuta (e-arvete saatmist toetavat) majandustarkvara . E-arvete koostamiseks ja esitamiseks kasutab ta e-arve koostamise portaali E-arveldaja.

1. Saatja logib sisse E-arveldaja portaali ja koostab müügiarve.
2. Operaator E-arveldaja tuvastab adressaadi ja edastab adressaadi operaatorile e-arve faili.
3. Adressaadi operaator Telema edastab e-arve saajale tema valitud arvete haldamise keskkonda Telema eFlow.
4. Arve läbib kinnitusringi ning arve andmed edastatakse arve saaja majandustarkvarale.
5. Arve saaja majandustarkvara impordib arve andmed ilma inimese sekkumiseta.

E-arvete saatmine Eesti äripartneritele

E-arveid saab saata iga Eesti ettevõtte. Seda tänu Eesti avaliku sektori e-arvetele üleminekule 1. juulil 2019. E-arvete saatmiseks on riik loonud veebilahenduse E-arveldaja, mille kaudu saab e-arveid saata tasuta. E-arve operaatori teenuseid kasutades saab e-arveid mugavalt saata otse oma raamatupidamistarkvarast. 

Enne e-arve saatmist kontrolli äriregistrist, kas sinu klient võtab vastu e-arveid. Mõni tublim tarkvara näitab seda infot siis, kui oled kliendile arvet koostamas.

Loe pikemalt, kuidas e-arveldus Eestis toimub.

E-arvete saatmine Soome äripartneritele

E-arveldus on Soomes populaarne tänu kümnetele e-arvelduse teenusepakkujatele. Soome e-arve formaadis e-arveid vastu võtvate ettevõtete register on portaalis Verkkolasku osoitteisto. E-arve saatmiseks pead teadma kliendi operaatori koodi ja kliendi enda koodi operaatori võrgustikus. 

Soomes on e-arvete saatmine avalikule sektorile osaliselt kohustuslik. Täpsemaid nõudeid saad lugeda Euroopa Komisjoni lehelt.

Paljud Soome ettevõtted toetavad ka juba Euroopa e-arve vastu võtmist, kasutades üleeuroopalist võrgustikku PEPPOL. Loe täpsemalt ka selle kohta, kuidas saata e-arveid oma Euroopa  partneritele.

E-arvete saatmine Euroopa äripartneritele

E-arvete kasutus Euroopas erineb riigiti. Selleks, et soodustada rahvusvahelist e-arveldust loodi üleeuroopaline e-arve operaatorite võrgustik PEPPOL. Ka Telema on üks operaatoritest, kes pakub dokumendivahetust üle POPPOLi. E-arve saatmiseks üle PEPPOLi kliendile, peab saaja olema PEPPOLi võrgustikus registreeritud ja omama e-arve aadressi ehk PEPPOL-ID-d. Loe ka põhjalikumat ülevaadet e-arveldusest Euroopas.