E-arveldus

PDF-arve pole sama mis e-arve

PDF-arve on digitaalne paberarve. Sarnaselt e-arvega saab selle oma koostööpartnerile edastada elektrooniliselt, kuid partneri majandustarkvara ei oska selle andmeid ilma inimese sekkumiseta süsteemi trükkida. Nii sisestatakse arve andmeid mitu korda, esmalt müüja ja seejärel ostja tarkvarasse.

Tõsi, on olemas ka robotid, kes PDF-arvelt andmeid loevad. Seda nimetatakse digiteerimiseks. Digiteerimine ei saa kunagi nii kiireks ja veakindlaks kui e-arveldus ja on lisaks ka kulukam. PDF-formaat on mõeldud eelkõige inimese, mitte masina jaoks.

Veel üks miinus on seotud PDF-arvete kujunduse ja keelega. Ostja ei pruugi müüja poolt kujundatud PDF-arve andmetest alati samamoodi aru saada. Keelebarjääri tõttu võivad segamini minna tarnekuupäev ja arvekuupäev, tellimuse number ja arve number, kuupäevade erinev vorming võib anda valeinfot maksetähtaja kohta jne. E-arve on sellistest probleemidest vaba – kogu edastatav teave on kindla struktuuriga, sõltumata keelest või majandustarkvarast.

Erinevalt paberarvest ei pea PDF-arvet kliendile füüsiliselt kätte toimetama. Paraku võib ka PDF-arve teel saatjalt vastuvõtjani ära kaduda (e-posti puhul ei ole garantiid, et arve saajani jõuab). E-arve puhul vastutab arve kohaletoimetamise eest e-arve operaator ja vabandus “ma ei ole arvet kätte saanud” enam ei päde. Loe ka e-arve operaatori rolli kohta.

Operaator tagab ka selle, et arvetele ei pääse ligi kolmandad osapooled. E-posti puhul ei garanteeri seda keegi ning esineb juhtumeid, mil pahalane muudab enne kohalejõudmist PDF-arvel makse saaja andmeid.

PDF ja e-arve võrdlus

Kuidas e-arveldusega alustada?

Tihti tekib vajadus e-arveldada siis, kui mõni partner, avaliku sektori asutus või muu klient palub sul edaspidi vaid e-arveid saata. Eestis, nii nagu mujal Euroopa Liidus, on e-arvete saatmine avalikule sektorile kohustuslik juba alates 2019. aasta 1. juulist. Kümned tuhanded ettevõtted on seetõttu õppinud ära e-arvete väljastamise. 

Lisaks on mitmed ettevõtted märganud, et ostuarvetele kulub liiga suur osa tööajast. Üks võimalusi ostuarvete töötlemiseks kuluvat aega kokku hoida on vastu võtta e-arveid. 

Kuidas alustada e-arvete saatmisega?

E-arve saatmine ei peaks erinema tavapärasest arve saatmisest. Koostad oma tarkvaras arve ja edastad selle partnerile.

E-arvete saatmiseks oma majandustarkvarast toimi järgnevalt:

1. Aktiveeri e-arvete saatmine oma majandustarkvaras (kui Sinu majandustarkvara seda võimaldab).  
2. Määra kõigil e-arveid vastu võtvatel klientidel kliendikaardil arvelduskanaliks e-arve. Lisateavet saad oma majandustarkvast, e-arve operaatorilt või äriregistrist.
3. Edasta oma esimene e-arve. 

Excelis või Wordis e-arveid koostada ei saa. Küll aga on väga vähese arveldamise puhul alternatiiviks e-arvete saatmise portaalid (nt e-arveldaja, arvekeskus jms).

Kuidas alustada e-arvete vastuvõtuga?

Otsusta, kus soovid e-arveid vastu võtta – oma majandustarkvaras või spetsiaalses e-ostuarvete keskkonnas (e-arve operaatori lisateenus, nt Telema eFlow).

E-arvete vastuvõtmiseks oma majandustarkvaras toimi järgnevalt:

1. Aktiveeri e-arvete vastuvõtmine oma majandustarkvaras (kui Sinu majandustarkvara seda võimaldab).
2. Kinnita oma e-arve operaator äriregistris. Selle järgi saavad teised ettevõtted teada, et võtate vastu e-arveid. 
3. Teavita oma hankijaid, et soovite edaspidi saada neilt ainult e-arveid.
4. Võta vastu oma esimene e-arve.

E-arvete vastuvõtmiseks e-ostuarvete lahenduses (nt Telema eFlow) toimi järgmiselt:

1. Aktiveeri liides e-ostuarve keskkonna ja oma majandustarkvara vahel (kontakteerudes lahenduse pakkujaga).
2. Kinnita oma e-arve operaator äriregistris.
3. Teavita oma hankijaid, et soovite edaspidi saada neilt ainult e-arveid.
4. Võta vastu oma esimene e-arve (ja muuda oma ostuarvete menetlemise protsess kiireks, lihtsaks ja läbipaistvaks).

Kes on e-arve operaator? Miks e-arve operaatorit on vaja?

Kõik, kes soovivad omavahel e-arveid vahetada, peavad looma vajaliku tehnilise võimekuse. Seda saab teha kahel viisil:

1. Luues otseühenduse müüja ja ostja tarkvara vahel – leppige kokku edastatava dokumendi formaadis ja alustage e-arveldusega. Seda tasub kaaluda, kui teie partnerite arvu võib kokku lugeda ühe käe sõrmedel. 
2. Kasutades e-arve operaatori teenust – kui partnereid (kliente ja tarnijaid) on rohkem,  on ratsionaalne lahendus teenusepakkujalt (operaatorilt) sisse osta.

E-arve operaatori ülesanded

Operaatori olulisim ülesanne on e-arvete toimetamine õiges formaadis õigel ajal õigesse kohta. Lisaks tagab operaator dokumentide turvalise liikumise, võimaldades seda detailselt jälgida (logi), ning valideerimise vastavalt e-arve standardile.

E-arve operaatori põhitegevuse hulka kuulub dokumendi formaadi konverteerimine (nt kui arve saabub välistarnijalt mõne välisoperaatori vahendusel või kui partner kasutab teistsugust e-arve formaati), turvalise infra ja kanalite ehitamine ning ülalpidamine. Lisateenusena pakutakse muuhulgas arvete valideerimist keerulisemate ärireeglite järgi (nt kas viide ostutellimusele on olemas, kas kuupäev vastab teatud tingimustele jne). Võimalikud e-arve operaatori poolt pakutavad lisateenused:

• ostuarvete kinnitusring koos automaatse kulujaotusega
• PDF-arvete digiteerimine
• arvete digiarhiiv
• arveandmete kvaliteedikontroll
• arvete ja muude dokumentide vastavuskontroll, jpm.

Nimetatud lisateenuseid koondab näiteks Telema eFlow. Loe lisaks Telema eFlow kohta.

Miks ei tohiks e-arveid saata meili teel?

Aeg-ajalt saadetakse e-arve (st e-arve xml-fail) ka e-postiga. Esiteks ei ole see ülemäära töökindel ega turvaline. Meiliserverid kipuvad XML-faile käsitlema ohtlikena, seega ei pruugi taoline meil saajani jõuda. Teiseks pole see vastuvõtja jaoks automaatne – fail tuleb kuidagi tarkvarasse importida, kusjuures pole üldse kindel, et formaat sobib ja failiga on üldse midagi peale hakata.

Kuidas valida e-arve operaatorit?

Euroopas on üle 500 e-arvelduse operaatori, mistõttu võib sobivaima teenusepakkuja valimine olla üsna keeruline. Otsustamine muutub lihtsamaks, kui leiad vastused järgmisele viiele küsimusele:

1. Millised on sinu ootused e-arve operaatorile?

Mõtle selle peale, kas e-arveid on vaja saata või vastu võtta? Ehk soovid alustada mõlemast korraga? Lisaks e-arvete edastamisele pakuvad e-arve operaatorid lisateenuseid. Need aitavad sul ostu- ja müügiprotsesse veelgi efektiivsemaks muuta. Analüüsi oma ostuarvete protsessi, kuidas toimub kulude jaotamine ning (kui üldse) arvete kontrollimine ja kinnitamine. Vaatle oma ostuprotsessi kui tervikut. Kui vajad abi, küsi operaatorilt konsultatsiooni. Lühema konsultatsiooni eest üldjuhul tasu ei küsita. 

2. Kus asuvad sinu ettevõtte partnerid (tarnijad ja kliendid)?

Kas kõik sinu partnerid asuvad sinuga samas riigis? Kui jah, siis ilmselt on mõistlik valida mõni kohalik e-arve operaator. Kui partnerid asuvad välisriikides, uuri, kui levinud e-arvete kasutatavus nendes riikides on. Isegi kui kodumaal on e-arved laialt kasutusel, ei pruugi sinu välismaine partner olla e-arvetest üldse teadlik. 

3. Milline on e-arve operaatori võrgustik?

Mida rohkem on operaatori võrgus partnereid kellega e-arveldada, seda suuremat kasu saad kogu projektist. Kui sa enamasti arveldad kodumaiste partneritega, siis vali kohalik teenusepakkuja, kellel on endal piisavalt suur võrgustik ning kellel on rändlusühendused teiste kohalike operaatoritega. Kui arveldad suurel määral rahvusvaheliste partneritega, siis uuri kindlasti e-arve operaatori käest, millised on tema võimalused e-arvete vahetamiseks välisriikidega. 

4. Millised on sinu võimalused e-arve operaatoriga liitumiseks?

Uuri e-arve operaatorilt kelle oled välja valinud, kuidas on korraldatud liidestus sinu majandustarkvaraga. Kas liidestusvõimalus on olemas? Kui lihtne on liidest aktiveerida: kui kaua see aega võtab ning kui palju maksab? Kui liides puudub, küsi operaatorilt, millised on võimalused liidestuse loomiseks. 

5. Kui olulised on sinu ettevõtte jaoks töökindlus ja turvalisus?

Ära unusta operaatorilt küsida, kas ja kuidas on tagatud teenuse töökindlus. Kas teenuse töökindlus on osaks lepingust? Lisaks töökindlusele peaks teenusepakkuja tagama ka turvalisuse. Uuri, kus ja millistes tingimustes hoitakse servereid, kuidas on kaitstud kanalid ning varundatakse andmeid. See teave annab ülevaate, kui kiiresti suudetakse teenus potentsiaalse süsteemi tõrke korral taastada.

Kui oled otsustanud e-arveldusega alustada, siis tõenäoliselt ei soovi sa paari kuu pärast teenusepakkujat vahetada. Veendu, et operaator oleks võimeline pakkuma oma teenuseid täna, homme ja ka ülehomme. Seda eriti juhul, kui soovid operaatori juures lisateenusena hoida ka oma arvete digiarhiivi. Tasub uurida, kui kaua e-arve operaator on turul tegutsenud, kes on tema kliendid ning milline on klientide rahulolu. Vaata üle, kas potentsiaalne partner on oma valdkonna juhtiv tegija, kes esineb konverentsidel ja osaleb ametialaste liitude tegevuses? Või tundub ta pigem olevat sabassörkija? 

Vastused nendele küsimustele aitavad sul leida sobivaima e-arve operaatori. Kui sul tekib valiku käigus küsimusi, siis palu operaatoril asja sisu täpsemalt selgitada. Mõistlik on valida hoolikalt, operaatori vahetamine on reeglina tüütu protsess. 

Mis on e-arve formaat?

Erinevates riikides on kasutusel erinevad e-arve vormingud, nii on ka Eestis oma e-arve formaat. Eesti e-arve ametlik standard on EVS 923:2014/AC:2017 (Eesti Standardikeskus). Tänaseks on Euroopa Liit loonud ka ühtse standardi (EN 16931), et võimaldada piiriülest e-arveldust. Mitmed tunnustatud Eesti e-arve operaatorid toetavad Euroopa e-arve standardit juba mõnda aega. 

Telema klient ei pea ise muretsema erinevate e-arve formaatide pärast, kuna Telema kui operaator hoolitseb dokumentide formaatide teisendamise eest. Nii võib klient olla kindel, et tema tarkvara võtab alati vastu ja saadab alati välja vaid ühes, varem kokkulepitud formaadis dokumente. Telema klient saab oma e-arvet edastada ka Taani kliendile Euroopa e-arve formaadis. Erinevate arve formaatide konverteerimine on üks e-arve operaatori põhiülesandeid. Uuri lisaks ka e-arve operaatori ülesannete kohta.

E-arve vs EDI-arve

EDI on lühend ingliskeelsest väljendist “Electronic Data Interchange”, mis tähendab laiemalt elektroonset andmevahetust ning hõlmab suuremat hulka tehingudokumente. Lisaks arvetele saavad kaubanduspartnerid elektrooniliselt vahetada ka tellimusi, saatelehti, tarnekorraldusi jne.

Üldistatult võib öelda, et E-arve on EDI arve lihtsam versioon. Kaubatehingutes on kasutusel EDI-arved, millel on ridadel reeglina palju rohkem infot kui tavalisel kuluarvel (nt eraldi väljadel parim enne kuupäev, partii number jms). EDI-arveid saab adresseerida ka asukohtade tasemel (e-arveid vaid peakorterisse) ning nad on reeglina seotud teiste kaubadokumentidega (nt tellimused).

Loe rohkem EDI ja e-arvete erinevuste kohta.

Kas e-arveldus on turvaline?

Võrreldes PDF-arvete e-posti teel edastamisega on e-arveldus märgatavalt turvalisem. E-arved liiguvad krüpteeritud kanalis ning arvetele ligipääs on piiratud kasutajaõigustega. Andmete liikumisest jääb maha detailne logi. Teenusepakkuja vastutab lepinguliselt selle eest, et e-arve jõuaks turvaliselt õige adressaadini. Loe, miks ei tohiks e-arveid saata meili teel. Täpsemaid turvalisust puudutavaid küsimusi küsi operaatorilt.

Kuidas käib e-arveldamine Eestis?

E-arveldada saab e-arve operaatorite teenuseid kasutades. E-arve operaatoreid on mitmeid ja nende vahel toimib rändlus (sarnaselt mobiilsideoperaatoritega). Ei ole oluline, millist operaatorit kasutada, e-arveldada saab kõigi tunnustatud e-arve operaatorite võrgustikes olevate ettevõtetetega. Kui sõbrale helistamiseks peame teadma tema telefoninumbrit, siis e-arve saatmiseks piisab, kui teame kliendi registrikoodi (selle alusel saame ka Äriregistrist kontrollida, kas klient võtab e-arveid vastu). E-arvete saatmine eraisikutele panka on sellest erinev.

Kas ma pean teadma, millist e-arve operaatorit minu klient kasutab?

Ei, piisab teadmisest, et sinu klient võtab Eestis vastu e-arveid. Seda saab kontrollida äriregistrist.

Kuidas käib e-arvete liiklus Euroopas?

E-arvete kasutus Euroopas erineb riigiti. Levinud praktika kohaselt loovad Euroopa e-arve operaatorid omavahel vajalikud rändlusühendused, et katta oma klientide vajadused. Nii võib kohalikul operaatoril olla mitmeid rändluspartnereid üle Euroopa. Näiteks Telemal on üle 25 rahvusvahelise rändluspartneri rohkem kui 10 erinevas riigis, võimaldamaks klientidele elektroonilist dokumendivahetust tuhandete välismaiste kaubanduspartneritega. 

Alternatiivina operaatorite vahelistele rändlusühendustele on loodud üleeuroopaline e-arve operaatorite võrgustik PEPPOL. Tänu sellele ei pea operaatorid enam looma otseühendusi ja sõlmima eraldi rändluslepinguid. Selleks, et saata e-arve üle PEPPOLi oma kliendile, peab klient olema PEPPOLi võrgustikus registreeritud ja omama e-arve aadressi ehk PEPPOL-ID-d. Peppoli idee kõlab teoorias paremini kui täna tegelikkuses reaalsus on. 

Mis on Peppol?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) on üle-euroopaline elektrooniliste dokumentide vahetamise keskkond. Erinevate operaatorite kaudu on sellega liitunud üle 500 000 ettevõtte. PEPPOLi võrgustikus edastatakse Euroopa e-arve standardile EN 16931 (Peppol BIS 3.0) vastavaid arveid.

PEPPOL võrgustiku kaudu e-arvete edastamiseks ei pea ettevõte ise võrgustikuga liituma. Piisab, kui ettevõtte e-arve operaator on registreeritud PEPPOLi teenuspakkuja.

Peppoli teenusepakkujana registreeritud e-arve operaatorite puhul ei pea muretsema, kas kasutatav majandustarkvara oskab Euroopa e-arve standardile vastavaid e-arveid väljastada või vastu võtta, kuna operaator konverteerib teie majandustarkvarast saabuvad arved saajatele vajalikule kujule. Nt Telema puhul piisab tehniliselt sellest, kui aktiveerida Euroopa e-arvete saatmise teenus ja lisada saadetud arvele vastuvõtja PEPPOL-ID. Kuid mõneaastane Eesti Peppoli kogemus näitab, et Peppoli kaudu arvete saatmine ei suju nii muretult kui kindlate rändlusühenduste korral. Siin on põhjuseks ettevõtete erinevad äriprotsessid ning ärinõuded, mis eriti piiriüleselt võivad oluliselt erineda. 

E-arveldus PEPPOLi võrgustiku vahendusel toimub järgmiselt:

E-arve operaator Telema AS on registreeritud Peppoli teenusepakkuja – skeemil number 2 või 3, sõltuvalt sellest, kas tegemist on e-arvete saatmise või vastuvõtmisega. PEPPOLi reeglistik reguleerib suhet tenuspakkujate (2 ja 3) vahel (pildil horisontaalne oranž joon). Suhteid arve saatja ja tema operaatori vahel (pildil numbrid 1 ja 2) ning vastuvõtja ja tema operaatori vahel (pildil numbrid 4 ja 3) reguleerivad nende vahelised lepingud ja ärilised kokkulepped.

Üle PEPPOLi arve vastuvõtmiseks peab vastuvõtja (4) valima endale e-arve operaatori ja sõlmima temaga lepingu. Peale seda registreerib e-arve operaator vastuvõtja PEPPOLi võrgustiku registris (SML) – registreeritakse PEPPOLi identifikaator koos infoga, millist pöörduspunkti (Access Point) vastuvõtja operaator kasutab ja milliseid dokumenditüüpe vastu võetakse.

PEPPOLi võrgustikus saab edastada ka teisi dokumente, mitte ainult arveid. E-arveid vastu võtta sooviv ettevõte peab seejärel vaid teavitama oma partnereid soovist e-arveid vastu võtta PEPPOLi võrgustiku kaudu. Arve saatjad peavad lisama arvetele vastuvõtja PEPPOLi identifikaatori, et süsteem teaks, kuhu dokumendid tegelikult edastada tuleb. Millisele väljale oma majandustarkvaras kliendi PEPPOL-ID tuleb sisestada, tuleb küsida tarkvara klienditoelt.

Mis on Peppoli identifikaator?

Eestisisesel e-arveldusel kasutatakse e-arve saaja tuvastamiseks ettevõtte registrikoodi. Rahvusvaheliste arvete puhul pole registrikood piisav, kuna see kood on unikaalne vaid ühe riigi piires ja registrikoodis puudub info väljaandja riigi kohta – näiteks registrikood 12345678 võib olla samaaegselt kasutusel mitmes riigis.

Seetõttu kasutatakse Peppoli võrgustikus identifikaatorit, mis koosneb kahest osast – esimese osa aluseks on ISO6523 standardil põhinev klassifikaatorite nimekiri ja see määrab, millise identifikaatoriga on teises osas tegu. Teine osa võib olla kas ettevõtte registrikood, GLN või muu kokkulepitud tunnus. Näiteks Telema AS puhul on selliseks identifikaatoriks 0191:10584597, kus 0191 viitab Eesti registrikoodile,10584597 on registrikood. Samamoodi saab sobiva identifikaatori moodustada GLN abil: 0088:4751019630004 – 0088 viitab siin GLN-le 4751019630004.

Eelnevast lähtudes pole PEPPOLi identifikaatorit ettevõtel vaja eraldi hankida. Kui ettevõttel on olemas Eesti registrikood või mõni muu ISO6523 klassifikaatorite nimekirjas kirjeldatud tunnus, siis saab sellest alati moodustada PEPPOL võrgustikus sobiva identifikaatori. Vastavalt eelpool kirjeldatud skeemile registreerib e-arve operaator kliendile vastava identifikaatori ja dokumendi tüübi – arve – PEPPOLi võrgustiku registris ning e-arvete edastamine saabki alata. 

Millised minu partnerid juba võtavad PEPPOLi võrgustikus e-arveid vastu?

PEPPOLi aadressiraamatust saab kontrollida, kas äripartner on võrgustikus või mitte. Otsimiseks tuleb sisestada partneri nimi, registrikood või muu tunnus.

Veel tuleb silmas pidada, et PEPPOLi aadressiraamatusse registreerib andmed arveid vastu võttev operaator tavaliselt koos registrikande tegemisega, kuid see pole kohustuslik (samuti pole kohustuslikult määratud andmete hulk). Aadressiraamat on informatiivne andmekogu, mille kannetel pole vähimatki mõju dokumendi tegelikule edastamisele. 

Seetõttu tasub, juhul kui aadressiraamatust andmeid ei leita, alati ka partneri käest üle küsida. 

Riigiti on PEPPOL enim kasutusel Norras, kus see on ühtlasi ka riigisisene andmevahetusplatvorm – kõik avaliku sektori asutused ja väga paljud eraettevõtted võtavad arveid vastu PEPPOLi kaudu. 

PEPPOL on järjest rohkem levimas ka väljaspool Euroopat – viimasel ajal näevad seda ühe võimalusena elektrooniliste dokumentide edastamiseks ka Austraalia, Uus-Meremaa, Singapur, Jaapan jpt. riigid.