Kuidas e-arvete saatmisega alustada?

E-arvelduse populaarsus üha kasvab. Ühelt poolt on seadusest tulenevalt muudetud e-arvete saatmine avalikule sektorile paljudes riikides kohustuslikuks. Teisalt säästab see aega ja raha nii saatjale kui ka vastuvõtjale. Õnneks on e-arvete saatmisega alustamine on vaid tahtmises.

Tõenäoliselt on mõni sinu klientidest palunud saata edaspidi e-arveid. Või oled kuulnud e-arvelduse kasulikest külgedest. Loe lähemalt, mis on ja mis ei ole e-arve ning miks e-arveid mitte e-maili teel saata, kirjeldasime teises postituses. E-arved tuleb saata teie raamatupidamistarkvarast otse kliendi tarkvarasse läbi turvaliste ja töökindlate kanalite (mida e-mail kahjuks pole).

Hea uudis on, et iga ettevõte saab alustada e-arvete saatmisega. Küsimus on tahtmises ning valmisolekus, paljudesse raamatupidamistarkvaradesse on e-arvelduse võimekus juba sisse ehitatud.

Siin on sammud, kuidas alustada e-arveldamisega:

1. Kellele saab e-arveid saata?
   Esiteks on võimalik e-arveid saata ainult neile klientidele, kellel on võimekus neid vastu võtta. Seda, kas Eesti ettevõte saab neid vastu võtta, saab kontrollida e-äriregistrist. Ka mõned raamatupidamistarkvarad kuvavad e-arvelduse võimekusega ettevõtteid.

2. e-arved ja EDI arved
   Teiseks on e-arve sobilik, kui tegelete teenuste või toodete müügiga, mida kliendid ise kohe ära tarbivad (mitte ei müü edasi). Juhul kui tegemist on kaubaarvetega ehk teie kliendid müüvad teie tooteid edasi näiteks jaemüüja või restoranina, pole e-arved piisavad. Sellisel juhul tuleb kasutada EDI arveid.
   
   Vahel on aga vajalik kasutada nii e-arveid kui ka EDI arveid – näiteks kui müüte kohvi. Mõned teie kliendid kasutavad seda ise (joovad selle ära), teised müüvad edasi oma klientidele. Loe lähemalt siit, mis on EDI ja e-arvete erinevus.

3. Kontrolli oma raamatupidamistarkvara võimekust
   (Juhul kui olete raamatupidamisteenuse  sisse ostnud, paluge sammud 3-5 teha oma raamatupidajal.)
   
   Kontakteeru oma majandustarkvara pakkujaga, et teada saada, kas tarkvaral  on e-arvete saatmise võimekus. Lisaks on vaja teada, kas majandustarkvara pakkuja on valinud keskse e-arvete operaatori, kes toimetab arved otse saajateni või tuleb teil teenusepakkuja ise valida. Mõned pilvepõhised majandustarkvarad kasutavad keskseid operaatoreid (Directo, Merit, EstPos OÜ jt). Tavaliselt leiab e-arvelduse kohta infot ka majandustarkvarade juhendites.

4. Vali e-arvete operaator
   Juhul kui teie majandustarkvaral puudub keskne e-arvete operaator, tuleb ettevõttel endal valida e-arvelduse teenuse pakkuja, kes ühendab raamatupidamistarkvara oma võrguga. E-arvete operaatorid tagavad turvalise ja töökindla e-arvete edastamise saatjalt vastuvõtjani korrektses vormis, teisendades vajadusel formaadid erinevate standardite vahel. Telemal on kogemust rohkem kui 16 erineva standardi ja 75 majandustarkvaraga. Telema standardmoodul on tänaseks integreeritud 38 sertifitseeritud majandustarkvara partneri lahendusse, mis tagab kiire ja soodsa e-arvelduse aktiveerimise ja kompetentse toe.

5. Seadista oma majandustarkvara
   Mõned majandustarkvarad (Directo, Merit, Standard Books, eArveldaja jt) kuvavad, kas klient võtab vastu e-arveid. Kui näed, et ettevõtte klient on e-arvelduse võimekusega, siis saada neile edaspidi e-arveid.
   
   Kuid suur osa majandustarkvaradest vajab e-arvelduse alustamiseks iga kliendi eraldi seadistamist. Tihtipeale on see väga lihtne. Seda, kuidas see täpselt käib sinu majandustarkvaras, uuri oma majandustarkvara toe pakkujalt.
   
   Võib juhtuda, et sinu ettevõte ei kasuta ühtegi majandustarkvara või see pole e-arve võimekusega. Sellisel juhul saad kasutada veebipõhiseid lahendusi nagu e-arveldaja või banqup.ee, et luua ja saata e-arveid. Kuid need lahendused sobivad vaid juhul, kui ettevõte saadab üksikuid e-arveid, kuna andmeid tuleb sisestada mitu korda. Kui ettevõttel on juba rohkem müügiarveid, oleks mõistlikum kasutusele võtta e-arve võimekusega majandustarkvara.

Pärast arve loomist, kinnitamist ja “Saada” nupu vajutamist avanenud aken e-arveldajas.

6. Saada e-arveid
   Kui oled seni saatnud oma majandustarkvarast PDF arveid, on protsess praktiliselt sama. Pärast  majandustarkvara  õigesti seadistamist on e-arvete saatmiseks vajalik vaid üks nupuvajutus.
   

Miks saata e-arveid?

• Kiirus ja mugavus ostjale – arve saabub otse saaja raamatupidamistarkvarasse või kinnitusringi peaagu koheselt.
• Vähem vigu – vähenda partner poolt võimalike vigade tekkimist andmete ümber trükkimisel PDF-ilt. Lõpp vigade tõttu hilinenud või valedele maksetele.
• Turvaline edastus – tead täpselt kas ja millal arve saajani jõudis (erinevalt emailist).
• Vabasta käibekapital – raha jõuab sinuni kiiremini. E-arvete vastuvõtjatel on suure tõenäosusega paigas ostuarvete käsitlemise protsessid ning arved ei kuhju lauanurkadele nädalateks kinnitust ootama.

Soovid alustada e-arvete saatmisega?