Pettuste ennetamine ei ole ühe nupuvajutuse lahendus ega teema, millest räägitakse kord aastas. Petturid otsivad pidevalt uusi võimalusi, kuid hästi üles ehitatud inimesed + protsessid + tehnoloogia koos suudavad riske märkimisväärselt vähendada.
Fraud Awareness Week tuletab seda meelde — kuid tegelik kaitse sünnib igapäevases töös ja meeskonna ühises teadlikkuses.
Tugevad protsessid: sisekontrolli vundament
Tehnoloogia on pettuste avastamisel ja ennetamisel ülioluline, kuid tõeliselt toimivaks muutub see alles siis, kui ettevõttes on läbipaistvad tööprotsessid ja selged vastutused. Pettuskindel kultuur algab inimestest, kes mõistavad, kuidas pettused tekivad ja miks kontrollid on vajalikud.
Tööülesannete eraldamine: sisemise pettuse vähendamine
Pettus kasvab seal, kus ühel inimesel on liiga palju õigusi.
Seetõttu on tööülesannete eraldamine (SoD) üks tähtsamaid sisekontrolle.
Heas ostuarvete protsessis ei peaks ükski töötaja saama:
- luua või muuta tarnijat,
- kinnitada arveid
- ja teha makseid.
Telema eFlow tugevdab neid kontrolle nii ennetavalt (preventive) kui tuvastavalt (dedective):
- Ennetav kontroll: Kinnitusringid tagavad, et suuremaid arveid saavad kinnitada ainult volitatud isikud.
- Tuvastav kontroll: Logid salvestavad iga muudatuse ja kinnituse, tagades täieliku läbipaistvuse.
Tulemus: iga tehing on nähtud, kontrollitud ja kinnitatud õigete inimeste poolt.
Turvaline tarnijate onboarding: välist pettust tuleb peatada enne, kui see süsteemi jõuab
Paljud pettused algavad sellest, et võltsitud või kontrollimata tarnija arve jõuab maksesüsteemi.
Kui tarnija andmeid ei kontrollita, on petturil lihtne saata võltsarveid või muuta pangakontot.
Telema eFlow aitab neid riske vähendada:
- Uusi tarnijaid kontrollitakse olemasoleva andmestiku vastu.
- Tundmatuid tarnijaid tõstetakse esile, et need kohe üle vaadata.
- Pangakonto andmed peavad vastama registris olevatele väärtustele.
- Iga makseandmete muudatus tekitab automaatse teavituse.
See aitab tagada, et ettevõte maksab vaid usaldusväärsetele partneritele — mitte petturitele.
Ostutellimuste ja arvete võrdlemine: maksa vaid selle eest, mis on tellitud
Ostutellimus fikseerib, mida ettevõte on otsustanud osta.
Arvete sobitamine tellimusega aitab tagada, et makse tehakse vaid päriselt tellitu ja kätte saadud kaupade või teenuste eest.
Telema MatchFlow lihtsustab seda protsessi:
- Süsteem sobitab arve tellimuse ja kaubavastuvõtu dokumentidega.
- Hinna- ja koguse erinevused märgitakse automaatselt.
- Sobitatud arved liiguvad kiiresti ja turvaliselt maksmisele.
See 3-osaline sobitamine (tellimus→ vastuvõtt → arve) on üks tugevamaid kaitsekihte nii pettuse kui vigade vastu.
Inimene keskmes: teadlikkus ja julgus märgata
Ka parimad süsteemid ei toimi, kui inimesed ei ole tähelepanelikud. Pettustest rääkimine ei ole umbusaldus — see on küpsuse tunnus.
Regulaarsed arutelud ja teadlikkuse tõstmine aitavad töötajatel märgata:
- kahtlaseid tarnijapäringuid,
- ebatavalisi arveid või mustreid,
- petukirju ja võltsitud domeene,
- ebaharilikku käitumist partnerite või kolleegide poolt.
Tähtis on, et inimesed julgustatakse varakult märku andma.
Pettuste ennetamine töötab kõige paremini siis, kui vastutust jagab kogu meeskond.
Pidev mõtteviis: pettuste ennetamine ei ole ainult Fraud Awareness Week-i teema
Pettus ei puuduta ainult äri. Töötajad puutuvad sellega kokku ka eraelus — iga päev kaotavad inimesed raha petuskeemidele.
Seetõttu algab tõeline ennetus inimese enda teadlikkusest.
Kui töötajad mõistavad, kui laialt pettused toimivad, kandub see hoiak sujuvalt üle ka tööellu ning tugevdab kogu ettevõtte turvalisust.
➡ Laadige alla meie “Pettuste ennetamise kontrollnimekiri” ja käivitage arutelu oma ettevõttes
Tagasi kõikide postituste juurde
