Pettuste ennetamine algab teadlikkusest — kuid automatiseerimine muudab teadlikkuse päris kaitseks. Ometi kinnitavad paljud ettevõtted arveid endiselt vanamoodsalt: arved saabuvad e-kirja või posti teel ning kinnitused antakse sõnumi või paberi peal.
Just seal vead sünnivadki.
Arvete kinnitamine on ostuarvete protsessi üks haavatavamaid etappe. Liiga kiire kinnitamisega võib võlts- või topeltarve märkamatult läbi lipsata. Kui kinnitad liiga aeglaselt, jääb igapäevane töö toppama. Kiiretes olukordades jäävad olulised detailid märkamata — ja petturid kasutavad seda ära.
Kui kinnitamise juures puudub kindel süsteem, muutub kogu protsess pettustele palju haavatavamaks.
Miks manuaalne kinnitamine jätab ohtlikud lüngad?
Isegi kõige hoolikam finantsspetsialist ei suuda iga arve detaili käsitsi kontrollida. Ajasurvel on lihtne märkamata jätta topeltarvet, väikest muudatust pangakonto numbris või saata arve kinnitusringile lihtsalt selle põhjal, et kõik tundub õige.
Pettuseskeemid ongi üles ehitatud just niisuguste hetkede ärakasutamisele. Käsitsi protsessid ei paku järjepidevust — aga just järjepidevus on pettuste ennetamise alus.
120 miljoni dollari õppetund
Üks tuntud juhtum puudutas Leedu päritolu meest, kes suutis veenda kahte globaalset tehnoloogiaettevõtet tasuma üle 120 miljoni dollari võltsarvetele. Ta kasutas ära nõrka tarnijaandmete kontrolli ja kinnitusringe — teades, et kiire töötempo juures usaldavad finantstiimid sageli seda, mis näeb päris välja. (Allikas: U.S. Department of Justice)
Ei mingit häkkimist ega süsteemidesse sisse murdmist.
Lihtsalt arved, mis kinnitati ilma piisava kontrollita.
Struktureeritud protsesside ja korrektselt hallatud tarnijaandmete abil oleks sellised katsed võimalik juba enne väljamakset tuvastada ja peatada.
Võltsarvete saatmist pole võimalik täielikult ära hoida — kuid just seetõttu peab iga ettevõtte ostuarvete protsess olema läbimõeldud, järjepidev ja kontrollitud.
Kuidas Telema eFlow muudab arvete kinnitamise turvalisemaks?
Automatiseerimine üldiselt vähendab riske, kuid Telema eFlow pakub lisaks mitmeid täiendavaid funktsioone, et kaitsta just arvete kinnitamist:
- Reeglipõhised kinnitusringid, mis tagavad ühtlase ja läbimõeldud otsustusprotsessi
- Automaatne tarnijate ja andmete kontroll, mis avastab kõrvalekalded kiiresti ja täpselt
- Arved liiguvad automaatselt õigete, eelmääratud kinnitajateni, tagades sujuva ja kontrollitud töövoo
- Selge ülevaade sellest, kes mida ja millal kinnitas — täielik jälgitavus igas etapis
- Vähem käsitööd tähendab vähem vigu ja kiirustamisest tingitud eksimusi
Telema eFlow muudab arvete kinnitamise usaldusväärseks, kontrollitud ja pettusekindlaks protsessiks.
Tagasi kõikide postituste juurde
