Kui küsida ChatGPT käest, mida tähendab termin reaalajamajandus, vastab tehisintellekt, et 2021. aasta septembri seisuga polnud seda terminit veel olemas. 2023. aastal räägitakse reaalajamajandusest kui enesestmõistetavusest ning tõenäoliselt imestame juba lähitulevikus, millist kilplasetööd pidime kunagi tegema.
Kuid alustame terminoloogiast. Reaalajamajandus (real-time economy ehk RTE) on digitaalne ökosüsteem, kus tehingud eri osapoolte vahel toimuvad reaalajas või minimaalse viitega. See tähendab paberipõhiste majandustehingute ja haldustoimingute asendamist automaatse andmevahetusega digitaalsel, struktureeritud, masintöödeldaval ja standardiseeritud kujul.
Iga ettevõtte töövoogu kuulub lisaks tootmisele ja müügile ka arvestus- ja aruandlus, mille töömaht pole sugugi väike, kuna arvete näiteks PDF-arvete käsitsi sisestamine raamatupidamissüsteemi, nende kooskõlastamine, aruandlus jne, on töömahukas tegevus.
RTE ökosüsteemi kasutavad ettevõtted vahetavad ja töötlevad tellimuste, arvete ja kviitungite andmeid reaalajas, omavad operatiivset ülevaadet oma ettevõttest, mis võimaldab kasutada ressursse tõhusamalt ning täiustada plaanimis- ja riskijuhtimise protsesse.
Mis vahe on tavalisel tellimusel ja e-tellimusel?
Kui ettevõttele laekub meilitsi PDF-tellimus, mis tuleks käsitsi süsteemi sisestada, siis pole see e-tellimus. E-tellimus on masinloetav ning suhtlus tarneahela osalejate vahel käib siis juba reaalajas ja üldjuhul ilma inimese sekkumiseta. Enesestmõistetavalt kasvatab see ettevõtte efektiivsust ja aitab suurendada kasumit ja käivet.
Sama on ka e-arvetega. Erinevalt paberarvetest on nad masinloetavad ning nende andmeid ei pea käsitsi sisestama. Kuna inimlik eksimus on välistatud, siis on arved ka alati üheselt mõistetavad, nende menetlus on kiire ja nad ei kipu ka ära kaduma. Eraldi saab kasutada ka PDF arvete digiteerimist, kus robot tuvastab PDF-arvelt erinevaid arveandmeid ja salvestab teabe kokkulepitud formaadis.
E-arved on võimalik saata ka elektroonilisel kinnitusringile, mis võimaldab kinnitajal arvet ühe klikiga kinnitada ja seadistada ka automaatkinnitus (näiteks kuluarved alla 50 EUR) ja saata kandeinfo otse majandustarkvarasse. Enesestmõistetavalt muudab elektrooniline kinnitusring arvete menetluse kiireks ja sujuvaks ning säästab oluliselt tööaega. Töötundidel on aga teadupärast ka rahaline mõõde.
Ostuprotsessi küpsustase – mis see on?
Reaalajamajanduse võtmes räägime ka ostuprotsessi küpsutasemest. Tegemist on omalaadse neljaastmelise trepiga, kus alumisel tasemel on kogu arvete menetlusprotsess manuaalne. PDF-formaadis arved prinditakse välja ja arveid kontrollitakse ja kinnitatakse paberil.
Teine aste on juba suur samm edasi. PDF-arve andmed sisestab süsteemi robot ja PDF-arve suunatakse elektroonilisele kinnitusringile, kus arve kinnitamisega seotud tegevusi saab automatiseerida. Mida see samm ettevõttele kaasa toob? Telema eFlow kasutajate statistikast selgub, et 92 protsenti kõigist arvetest on regulaarsed ja sama hankija on esitanud kolme kuu jooksul veel vähemalt ühe arve. Seega võimaldab isegi teisele tasemele minek ettevõttel osa oma arvemajandusest automatiseerida ja vabaneda suurest osast rutiinsest käsitööst.
Järgmine samm ettevõtte tarneahela automatiseerimisel oleks juba e-arve saatmine e-kinnitusringile. Taolisel juhul liiguvad e-arved inimsekkumiseta muutmata kujul müüja tarkvarast ostja tarkvarasse.
Arveridade andmed on masinloetavad ja neid saab imprortida laotarkvarasse ja kasutada automaatsel konteerimisel. Tegemist on töökindla ja turvalise lahendusega, kus andmed alati üheselt mõistetavad.
Trepi viimasel tasemel on „nähtamatud” ostuarved, kus kinnitatakse e-ostutellimusi, mitte enam ostuarveid ja arveid võrreldakse automaatselt e-ostutellimuste ja kauba/teenuse vastuvõtudokumendiga. Nüüd sekkub inimene ainult erandkorras, kui tekivad vead, näiteks ei klapi tellimusel olev hind arvel oleva hinnaga.
Reaalajamajandus kiirendab rahavooge
Nagu näha kiirendab reaalajas masin-masin-andmevahetus suhtlust tarneahela osalejate vahel. Automaatsed maksed kiirendavad rahavooge, võimaldades ettevõtetel tegutseda efektiivsemalt ning suurendada käivet ja kasumit, sest hinnanguliselt võib e-arvete automaatne töötlemine säästa võrreldes paberarvete töötlemisega kuludelt 60–80 protsenti.
Peale kulude minimeerimise loob e-arveldamine uusi turunišše tarneahela finantseerimiseks (supply chain finance, SCF), peamiselt nõuete ja kohustuste monetiseerimise teel. SCF-lahenduste maailmaturu maht on nõuete haldamise osas hinnanguliselt 1,3 triljonit dollarit, dünaamiliste diskonteerimislahenduste osas 100 miljardit dollarit ning krediidiga tagatud laenuandmise osas 340 miljardit dollarit.
Paraku pole Eesti ettevõtete teadlikus RTE võimalustest veel kõrge. 2022. aastal viis Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium läbi uuringu, millest selgus 55 ettevõtet 66st on kuulnud reaalajamajandusest ning 52 ettevõttel on olemas võimekus võtta vastu ja väljastada algdokumente masinloetavalt. 11 ettevõtet ei ole kuulnud reaalajamajandusest ning 5 nendest on üle 250 töötajaga ettevõtted ja 6 ettevõttel puudus masinloetavusega seotud võimekus.
Kuidas jõuda ostu- ja müügiprotsessiga reaalajamajandusse? Kõigepealt kaardista tänane olukord, vali sobivad tööriistad ja liigu sammhaaval tasemetel edasi. Tööriistakast on aga juba praegu olemas ja selles kastis on nii digiteerimine, e-arved, elektrooniline kinnitusring, automaatne kulude jaotus, e-tellimused, automaatne valideerimine ja võrdlemine ja e-arhiiv.
Nende kasutamine annab ettevõtetele hetkel veel ilmselge konkurentsieelise, kuid juba lähiaastatel on juba täiesti enesestmõistetavad tööriistad ikka ettevõtte arsenalis.
Vaata ka Maakondlike arenduskeskuste veebiseminari teemal e-tellimus ja e-arved.
Tagasi kõikide postituste juurde
