EfTENi finantsjuht: Läbipaistev arvehaldus on tänapäeval elementaarne

Baltikumiülese haardega kinnisvarafondide valitseja EfTEN Capital AS automatiseeris ostuarvete kinnitamise ja halduse viis aastat tagasi. Praeguseks ei kujuta keegi enam ettevõttes ette, milline oli elu enne arvehalduse automatiseerimist.

EfTEN Capital AS poolt valitsetavad fondid tegelevad ärikinnisvarainvesteeringutega ning ettevõtte poolt hallatavate varade maht ületab tänaseks miljardi euro piiri. Fondi varad asuvad Eestis, Lätis ja Leedus ning nende haldamiseks on loodud üle 56 ettevõtte.

2018. aastal alustas Eften ostuarvetega seotud protsesside automatiseerimist ning võttis kasutusele Telema eFlow. Nüüd, viis aastat hiljem, tunnistavad ettevõtte finantsistid, et muuhulgas päästis see neid koroona ajal hullemast. 2020. aasta märtsis jäid kõik teadupärast kodukontorisse ning kogu töö läks edasi paberivabalt. Kui 2018. aastal poleks protsesse automatiseeritud, oleks ostuarvete kinnitamine ja haldamine olnud kodukontorites töötamise ajal oluliselt vaevarikkam.

Praegu töötab ettevõtte finantsosakonnas baltikumiüleselt 15 inimest. Ka pärast koroonat on ettevõttes jätkatud hübriidkontoriga. Kuigi raamatupidajad saavad suurepäraselt oma tehnilist laadi tööd teha ka kodust, on oluline ka meeskonnasisene vahetu suhtlemine, mistõttu enamus tööpäevadest veedetakse siiski kontoris.

Automatiseerimine lihtsustas oluliselt elu

EfTEN Capital AS finantsjuht Marilin Hein ütleb, et tegelikult ettevõttes enam peaaegu ei mäletata aega, mis oli enne Telema eFlow kasutuselevõttu. “Enne olid arved kaustades. Kinnisvarahalduses tuleb ikka ette olukordi, kus on vaja originaalarveid kas ettevõtte siseselt või ka audiitoritel ja teistel kolmandatel osapooltel näha. Nii et kui midagi oli vaja leida, siis otsisid kõigepealt füüsilisest kaustast. Kui oli vaja ostuarveid kinnitada, siis seisid arvepakid juhatuse liikme lauanurgal oodates aega, millal neil on hetk seda vaadata,” meenutas ta.

Enne automatiseerimist tulid arved ettevõttele peamiselt meilitsi. Seejärel raamatupidaja printis arve välja ning kui allkirjad olid kogutud, sisestati andmed tarkvarasse. Kui arve saadeti otse kinnisvara objektile, näiteks kaubanduskeskuste juhtidele, printisid nemad selle välja, panid oma allkirja, skännisid sisse, saatsid EfTENle, kus see jälle prinditi välja, võeti kinnitajatelt allkiri ja seejärel sisestati andmed raamatupidamistarkvarasse.

Pärast Telema eFlow kasutuselevõttu on olukord oluliselt muutunud. Marilin Hein selgitab: “Kui ma nüüd tahan teha finantskontrolli, lähen ma Telema eFlow portaali ja mul on väga lihtne otsida hankija nime järgi arvet. Kuna Telema eFlows on ka audiitori vaatamisõigusega kasutajaroll, siis on nüüd ka audiitoritel lihtsam. Anname neile õigused ning nad saavad kaugelt ligi kogu arvearhiivile, et kontrollida just seda infot, mida soovivad. Otsingud on tänu paindlikele otsingufiltritele kiired ja mugavad.”

Varem ei sekkunud EfTENi peakorter Läti ja Leedu raamatupidajate igapäevasesse infovoogu, sest riigiti on asjaajamises erinevaid nüansse. Pärast eFlow kasutuselevõttu on automatiseerimine aga aidanud ühtlustada ka sealset arvemenetlemise süsteemi ning parandanud ülevaatlikkust.

Ootused automatiseerimisele olid madalamad

EfTEN on seadnud oma raamatupidamissüsteemidele kõrged nõuded ja need kehtivad kõigile süsteemi osadele ning partneritele. Raamatupidamissüsteemi – MS Dynamics 365 Business Centraliga on liidestatud ostuarvete haldus ja kinnitusring Telema eFlow-s, lisaks on kasutusel ka kaks CRM-süsteemi – Moderan ja Bidrento.

Marilin Hein ei tee saladust, et temal oli alguses ostuarvete automatiseerimise ja Telema eFlow suhtes üsna madalad ootused. “Ma arvasin, et tuleb lihtsalt e-arve, mis läheb otse raamatupidamissüsteemi ning mul polnud ettekujutust sellest, kui hea ülevaate see programm meile annab,“ seletab ta. “Ma saan arveid otsida ja sorteerida. Kinnitusringi kiirus võidab sellest, kui kinnitajatel on mobiiliäpp ja nad saavad arveid ükskõik kus maailma kohast kinnitada. Ma teadsin, et need funktsioonid on, aga seda võitu sai tunnetada alles siis, kui me selle kasutusele võtsime. Kasu oli tunduvalt rohkem kui ma ootasin.”

Telema eFlow vabastab rumalast tööst

Finantsjuht lisab, et EfTEN eesmärk ostuarvete automatiseerimisel oli eelkõige vabastada raamatupidaja rumalast tööst, et nad saaksid teha midagi väärtuslikumat, kui sisestada hommikust õhtuni ostuarveid. “Tegelikult olid kartused ka – jälle uus süsteem, juurutamine, et see on kallis. Kuid tegelikult oli kõik lihtne – nii arendus kui juurutus, mida me ei pidanud nullist tegema, vaid mis oli Business Centraliga juba eelnevalt teiste klientide jaoks tehtud,” ütles ta.

EfTEN Capital raamatupidaja Terje Paasik lisab, et tema jaoks on ülioluline kasutajamugavus. “See tuleb päris kiiresti välja, kas lahendus on mugav või mitte, kui vaatad mõnda uut programmi. Telema eFlow-d on väga lihtne kasutada ka neil, kes igapäevaselt selliste lahendustega kokku ei puutu,” rääkis Paasik, kelle sõnul on Telema eeliseks ka kiire ja asjalik kasutajatugi.

Tänu ostuarvete automatiseerimisele on EfTENi raamatupidamine muutunud täielikult paberivabaks ja aja ning raha kokkuhoid tänu automatiseerimisele on muljetavaldav. Kontserni kuulub ju kokku 56 ettevõtet ja igal ettevõttel tekiks vähemalt üks ostuarvete kaust igal aastal.

“Ma ei kujutagi ette, kuidas me seda kaustade hunnikut ära haldaks, sest oleme viie aasta jooksul oluliselt kasvanud. Nüüd on meil ka kogu Läti ja Leedu info Telema eFlow süsteemis, mis on kontserni finantsjuhtimise kohalt väga hea,” selgitab finantsjuht. “Just paljude ettevõtetega kontserni puhul on lisaks aja ja raha kokkuhoiule üks tähtsamaid võite arvemenetlusprotsessi läbipaistvus ja ülevaatlikkus.

EfTEN Capital AS

EfTEN Capital valitseb kuute kinnisvarafondi, s.h kahte börsiettevõtet ja 56 kinnistut Eestis, Lätis ja Leedus. Fondidel on kokku ligikaudu 1300 üürniku. EfTENi kinnisvaraportfell on suhteliselt võrdselt jagunenud Eesti, Läti ja Leedu vahel, mis tähendab, et ettevõttel on ka Baltikumiülene ettevõttekultuur.

Soovid saada rohkem infot Telema eFlow lahenduse kohta?

Registreeri end online demole SIIN, kus tutvustame Telema eFlow kasutust, võimalusi ja vastame kuulajate küsimustele. Pane end juba täna kirja, sest järgmine online demo toimub juba 23. mai kell 11.