Digitaliseerimine ja automatiseerimine on paljude ettevõtete jaoks üha olulisemad teemad. Raamatupidamine on valdkond, kus võimalusi protsesse tõhustada on palju. Nii on näiteks ostuarvete menetluse protsessis palju ajamahukat käsitööd, mille vähendamine annaks nutikatele töötajatele võimaluse tõelist väärtust luua. Toome teieni 6 peamist trendi ostuarvete menetluse parendamiseks:
1. Automatiseerimine ja tehisintellekt (AI)
Parim praktika ostuarvete protsessis on e-arvete kasutuselevõtt, mis vähendab mõtetut andmesisestuse mahtu oluliselt. Näiteks Telema eFlow klientidel oli 2023. a mais täisautomaatsete e-arvete osakaal kõigist ostuarvetest üle 60%.
Kuid mida teha ülejäänud arvetega? PDF kujul arved saab samuti masinloetavaks viia ehk digiteerida. Kui see töö oli veel hiljuti inimtööjõumahukas, siis täna teevad seda robotid. Telema eFlows aitab kliente toimekas robot Robin, kes mitte ainult viib PDF-id digitaalseks, vaid aitab ka paljude muude oluliste tegevustega. Robin saadab arveid automaatselt ettemääratud kinnitusringidele ning saab suurepäraselt hakkama korduvarvete käsitlemisega.
Korduvarved moodustavad suure enamuse kõigist ostuarvetest. Hinnanguliselt üle 90% kõigist arvetest saabuvad hankijatelt, kellelt ostetakse regulaarselt kaupu või teenuseid. See ongi põhjuseks, miks siin automatiseermisega on võimalik suhteliselt kergesti palju edu saavutada. Tehisintellekt Robin näiteks oskab ise arveridu kulukohtadele jagada. AI toimib nii kasutaja poolt seatud reeglite kui ka tegevuste ajaloo baasil. Loe edasi Telema eFlow Robini võimekuse kohta.
2. Lihtsalt liidestuvad erilahendused
Automatiseerimine eeldab tarkvaralahenduste kasutamist. Märksõna, mida erialakirjanduses üha enam kohtab, on integratsioon. Enam ei valitse arvamus, et üksainus tarkvara peab suutma ettevõtte kõik protsessid korraga tööle panna. Pigem usutakse sellesse, et konkreetset probleemi lahendav rakendus on tõenäoliselt parem, kui kõike-lahendada-püüdev mammutlahendus. Siinkohale saab oluliseks aga erinevate lahenduste omavaheline koostöö ehk nende liidestamise lihtsus.
Nii on ka ostuarvete menetlemise lahenduse kasutamise kriitiliseks eduteguriks selle kiire ning töökindel integratsioon majandustarkvaraga. Lihtsama liidestuse puhul liigub süsteemide vahel kõige hädavajalikum teave – arveandmed. Keerukamad integratsioonilahendused võimaldavad aga ka alusandmete sünkroonimist (kontoplaan, hankijate info, kulukohad, km koodid). Mõned rakendused, nt Telema eFlow võimaldavad ka kulude provisioneerimist- kohe ostuarve saabumisel edastub majandustarkvarasse kulureservi kirje, mis kiirendab oluliselt perioodi sulgemist (loe lisaks).
3. Maksete ja tasumise info automatiseerimine
Kui ostuarved on kõigi osapoolte poolt kinnitatud, peavad need võimalikult automaatselt jõudma panka tasumisele. Eestis on enamuses majandustarkvarades liidestused pankadega olemas.
Arve tasumise info võiks aga võimalikult mugavalt jõuda ka tarnijatega suhtlevate ja nende haldamisega tegelevate inimesteni. Nutikamad ostuarvete lahendused, nt Telema eFlow, võimaldavad kuvada majandustarkvarast saabunud arve tasumise kuupäeva. See on abiks neile, kes majandustarkvara finantsmoodulisse ei pääse, aga vajavad oma töös teavet, kas arve sai makstud või mitte.
4. Läbipaistvad rahavood ja ülevaatlikkus
Finantsosakonna üks tähtsamaid ülesandeid on rahavoogude juhtimine. On oluline tagada, et kõigi ostuarvete tasumiseks jätkub vajalikul hetkel raha. Tänapäevased ostuarvete lahendused, näiteks Telema eFlow, annavad juhtidele hea ülevaate kõikidest ostuarvestest alates nende saabumise hetkest.
Kõigi ostuarvete kohta on igal ajahetkel teada, kui mitme kinnitaja poolt nad kinnitatud peavad saama, kelle töölaual nad hetkel on ning kui kaua need arved seal juba oodanud on. Heas ostuarvete lahenduses on võimalik saata kinnitajatele “mükse”, tuletamaks meelde peatselt kinnitamist ootavate arvete käsitluse vajadust.
Ülevaatlikkust lisab see, kui ostuarveid kuvatakse läheneva maksetähtaja järjekorras. Siiski peab saama arveid filtreerida ja sortida ka muude tunnuste järgi, nt hankija või arve summade järgi. Perioodi kiiret sulgemist ja rahavoogude paremat juhtimist aitab tagada provisioneerimise funktsionaalsuse kasutuselevõtt.
5. Välditavad petuskeemid
Ameerika väike- ja keskmiste ettevõtete seas läbi viidud uuringus kinnitas 98% vastanutest, et nad on kokku puutunud finantspettustega, mille tagajärjel kaotati keskmiselt 3,5% müügitulust.
Kõige levinumast ostuarvete petuskeemist – pangakonto numbri võltsimisest – ei ole puutumata jäänud ka mitmed Eesti ettevõtted (loe arvepettustest lähemalt siin). Petturid kaaperdasid ettevõtte välispartneri meilikonto, jälgisid koostööpartnerite omavahelist suhtlust, muutsid manuses olevatel PDF-arvetel pangakonto numbrid ning teenisid niimoodi kuuekohalisi summasid.
Ostuarvete lahendustes, nii ka Telema eFlow’s, ennetab pettusi andmete automaatkontroll. Kui süsteem leiab arvelt tundmatu pangakonto, siis saadetakse kasutajale selle kohta hoiatav teavitus. Kahtluse korral tasub alati tarnijaga mõnes muus kanalis (telefonis, vestlusrakenduses) pangakonto muutumise info üle kinnitada.
6. Kasulikud ostutellimused ning 3-poolne klapitamine
Kuues tõusev trend on üha laialdasem ostutellimuste kasutamine ja nendel baseeruv dokumentide automaatvõrdlus. Kui ostutellimuse, vastuvõtu ja saabunud arve andmed klapivad, puudub sisuliselt vajadus arvet kinnitusringile saata. Otsus teenuse/kauba ostu kohta tehakse ju tellimise hetkel ja arve saabudes on tihti hilja otsusest taganeda.
Ostutellimused annavad sisendit ka kulude planeerimiseks ja rahavoogude juhtimiseks. Näiteks jaanuaris tehtud mahukas ostutellimus tarneajaga juunis tähendab juunikuus suuremat väljaminekut, milleks tuleb rahalisi vahendeid planeerida.
Tellimuste, vastuvõtukinnituste ning arvete 3-poolset dokumentide automaatse klapitamise lahendust pakub Eestis esimesena Telema. EAS toetuse najal sai välja töötatud eFlow’le lisamoodul, mis võimaldab delegeerida 80% arvete kinnitamise robotile. Just nii suur osa arvetest tavaliselt klapib tellimuse ja vastuvõtuga. Inimestele jääb menetleda siis vaid see osa arvetest, kus robot tuvastas mõne erisuse tellimuse või vastuvõtuga. Loe lisa Telema mFlow lahenduse kodulehel.
__
Kõiki kuute trendi aitab järgida kaasaegse ostuarvete menetlemise lahenduse kasutuselevõtt. Valitud rakendus peaks olema mugavalt käepärane ning kasutajatele lihtne ning arusaadav, samas võimaldama ülevaatlikkust ning kontrolli. Kindlasti on oluline ka lahenduse ja teenusepakkuja töökindlus ning usaldusväärsus. Telema eFlow iga-aastasele kliendirahulolu küsitlusele vastanutest 77% soovitaks rakendust väga ka sõbrale või tuttavale. Eriti kiidetakse head kasutajakogemust – lahenduse lihtsus ja läbimõeldust. Vaata lähemalt, kuidas teised Eesti ettevõtted on ostuarvete automatiseerimislahendused enda kasuks tööle pannud.
Tagasi kõikide postituste juurde
