Täna, 3. detsembril toimus Telema eFlow veebiseminar “Kasuta eFlow täit potensiaali!”, kus käsitlesime meie kasutajatele olulisi küsimusi ja andsime näpunäiteid. Aitäh kõigile, kes liitusid ja jagasid oma kogemusi!
eFlow on loodud selleks, et automatiseerida Sinu ettevõtte ostuarvete haldust, säästes aega ja suurendades töö efektiivsust. Veebiseminaril keskendusime sellele, kuidas olemasolevad kasutajad saavad ära kasutada eFlow täit potentsiaali, vaatasime üle automaatse kulujaotuse ning automaatse kinnitusringi.
Ürituse käigus saabus meile ka palju kasutajate küsimusi, millele leiate vastused allolevast postitusest.
Kasutajate küsimused
Kas tehingu kuupäeva peab iga kord käsitsi muutma?
Küsimus tekkis, kui vaatasime arvet kuupäevaga 01.12.2024, kuid oli selge, et arve sisuks oli eelmise kuu jooksul saadud teenus. Sellisel juhul tõepoolest peab käsitsi tehingu kuupäeva muutma. Kuid paneme kindlasti kirja mõtte, kas ja kuidas seda saaks Robinile õpetada ja eFlows paremini lahendada.
Kas tarnijale tagasi lükkamine küsib alati e-posti?
Jah, tarnijale tagasi lükkamine tähendab eFlows seda, et saadetakse tarnijale e-kiri tagasi lükatud arvega ning põhjendusega. Kui tarnija e-posti aadressi ei märgi, ei ole võimalik e-kirja saata. Tavapäraselt on tarnija e-posti aadress juba eFlows eeltäidetud arve tagasilükkamisel – info saadakse e-arve seest või tarnijate alusandmetest tarnijakaardilt. Kui kummastki allikast aadressi ei leita, tuleb tarnija e-posti aadress kasutajal käsitsi lisada.
Kui soovime kaubana sissetulnud arveridu arvele võtta: hind, kogus ja summa. Kas pearaamatu konto asemel on veel valikuid?
Täna eFlows ei ole alusandmete hulgas laoartikleid ning seega ka laokannete loomine ei ole võimaldatud. Lahendusena võib eFlows kauba arveread konteerida lao vahekontole, kust hiljem siis raamatupidamisprogrammis saab kauba korrektselt arvele võtta. Eraldi pakub Telema matchFlow lahendust, mis on just kaubaarvetele mõeldud ja võimaldab reapõhiselt ostutellimuse automaatset võrdlemist ostuarve ning kauba vastuvõtu andmetega (nn 3-way-match). Pöörduge kindlasti meie poole, kui see huvi võiks pakkuda.
Mida peab tegema, et tarnija arvetel Telemas kulureegli tingimused “tarnekoht” ja “tarneaadress” oleksid valikus aktiivsed?
Telema eFlow toob esile sissetulnud e-arve real tarnekoha ja tarneaadressi info, siis kui see on arvereaga tarnija poolt kaasa pandud. Kui see info on kulureegli loomiseks oluline, aga e-arvel seda pole, soovitame pöörduda otse tarnija poole ning paluda, et see info järgmisel arvel juba kajastuks.
Kui arve on ühelt ettevõttelt, rahalised õigused on aga loovutatud faktooringettevõttele, kas eFlows saab panna vastava lisatingimuse?
Eraldi kulureeglit selle põhjal, kas sissetulev arve on faktooritud või mitte, ei ole hetkel eFlows võimalik luua. Küll aga tasub meeles pidada, kui sissetuleval e-arvel on tarnija märkinud korrektselt, et arve tuleb tasuda faktooringut pakkuvale ettevõttele ja mitte tarnijale, siis selle info eFlow raamatupidamisprogrammi ka edastab.
Kulureegleid kasutades on kuluridade kirjelduseks automaatselt kulukonto kirjeldus. Kas kuluridade kirjeldust saab ka kuidagi automaatselt määrata arveridade kulureegleid kasutades?
Antud võimalust hetkel ei ole. Seda saab teha hetkel kulureegleid luues.
Kas “Tarnija viimased arved” funktsionaalsuses on võimalik ka veerge muuta? Näiteks kui eri kuupäevad pole nii olulised vaid pigem sooviks näha arve projekti/kontot.
Hetkel sellist võimalust ei ole. Märgime selle mõttena kindlasti üles.
Ühe tarnija arvetel võivad olla erinevad kinnitusringid sõltuvalt arve sisust. Tegemist on PDF arvetega. Kas on võimalik automaatne kinnitusring lisada sõltuvalt arveridadel olevast infost?
Arve sisust sõltuvaid kinnitusringe luua võimalik ei ole. Kinnitusringide loomisel saab ära kasutada arve pealises olevaid lisatingimusi. Näiteks on võimalik kinnitusring automaatselt seadistada vastavalt kontaktisikule, lepingu numbrile, tarnekohale jne.
Liisingufirmade puhul on väga raske arve ridadele reegleid kohe teha, pigem peab olema tehtud kulureegel.
Jah, nii on. Kui näiteks rida kirjeldusega “Osamakse” soovitakse konteerida kahele erinevale kontole, siis seda arveridade reeglitega automatiseerida ei saa. Sellisel juhul on tõesti abiks kulureeglid. Hea tähelepanek.
Liisingufirma arve puhul lepingunumbriga ju saaks arveridade reeglid seada erinevatele kontodele kirjendamiseks.
Kui arverea reegli koostamisel lepingu number on lisavalikus tingimusena ka intressi real, siis sellisel juhul konteeritaks lepingu numbri järgi tehtud automaatse arverea reegliga intress osamaksega kokku ühele kulureale.
Kas PDF arvena sisse tulnud arvete ridu on võimalik ka digiteerida? Täna teeb Robin ainult PDF arve päises maagiat.
Jah, PDF arve ridu on samuti võimalik digiteerida. Tegemist on lisateenusega, pöördu julgelt Telema poole, et täpsemalt uurida.
Kui arverea reeglit salvestades sama kirjeldusega (näiteks read, mis sisaldavad “Parkimis”) puhul olid ridadel erinevad käibemaksud, et kas süsteem arvestab ise sellega?
Jah, eFlow oskab sellega arvestada. Erikäibemaksudele on hea alati salvestada ka reeglid.
Kui on sama tekst arve erinevatel ridadel (näiteks “parkimise teenustasu”) ja sooviks salvestada kulureeglit, kuid erinevatele parkimise kulukontodele, siis kuidas see oleks tehtav? Ehk kas mul oleks võimalik panna külge kaks reeglit?
Kui parkimist konteeritakse erinevatele kontodele, siis seda arverea reeglitega automatiseerida hetkel kahjuks ei saa. Panime aga kirja, et see funktsionaalsus oleks vajalik, et ühele arvereale saaks panna külge mitme tingimusega reegli. Kui tarnija on “X” ja arverida sisaldab “Y” ja “lisatingimus”, siis konteeri selliselt.
Kas arverida on võimalik automaatreegliga jaotada mitme osakonna vahel? Või siis ainult kulujaotuses?
Ühte arverida arveridade reegliga edasi jaotada ei ole võimalik. Seda on tõesti võimalik teha käsitsi kulujaotuse plokis.
Kas arveridu saab ka näiteks kolme kaupa grupeerida?
Jah, e-arve ridu on võimalik linnutada nii kahe, kolme või veel enama kaupa ning selliselt arveread konteerimiseks grupeerida ja summeerida ühele kulureale.
Kas eFlow võimaldab ostuarve sisestamisel kasutada kogus * hind = summa välju?
Saabunud e-arvete ridu ükshaaval muuta ei ole võimalik – kui tarnija on arve väljastanud vale koguse, ühikuhinna või summaga arve, tuleks tarnijalt paluda korrigeeritud arvet.
Küsimused ja tagasiside
Kui vajate abi või teil on küsimusi seoses Telema eFlow kasutusega, võtke julgelt ühendust alloleva vormi kaudu.
Ootame huviga ka teie tagasisidet ja soovime kuulda, kuidas saame muuta teie igapäevased ülesanded veel sujuvamaks ja tõhusamaks!
Anna tagasisidet
* kohustuslik väli
Tagasi kõikide postituste juurde
