Respo: paberitega ringi jooksmine enam ei toimi

Respo Haagised AS on 1990. aastal asutatud Eesti kapitalil põhinev ettevõtte, mis on tuntud oma kvaliteetsete haagiste poolest. 32 tegevusaasta jooksul on kunagisest Eesti väikefirmast saanud turuliider ka Skandinaavias. Ettevõtte edu üheks võtmeteguriks on protsesside pidev kaasajastamine.
“Ka arvete menetlemine peab käima ajaga kaasas. Kui üks osakond lonkab, kannatavad selle all ka ettevõtte teised osakonnad,” nendib Respo Haagised AS juhataja Toomas Antons.

Miks otsustasite üle minna e-arvetele?

Selleks, et toota üks korralik haagis, peavad kõik ettevõtte osakonnad koos hästi töötama. Oluline on, et osakondade vaheline infovahetus oleks korrektne ja inimesed saaksid teha oma tööd võimalikult efektiivselt. Kasvavas ettevõttes ei ole teatud suuruse juures enam mõistlik paberitega ringi joosta. See lihtsalt ei toimi.

Millised olid ootused e-arvetele üleminekul?

Mida lihtsam üleminekuprotsess on ning mida kergemini kasutajad uuendusi omaks võtavad, seda parem. Pilvelahenduste puhul on oluliseks kaalukohaks ka andmete turvalisus. Kas on oht, et ettevõtte andmed võivad lekkida? Operaatori valimisel tahtsime andmete turvalisuses veenduda ning seetõttu otsustasime Telema kasuks, kellel on pikaajaline valdkonna kogemus.

Kuidas käis arvete menetlemine ja kinnitamine Respos enne Telema eFlowd?

Enne Telema eFlow lahendust saabus mõni arve vahel lausa posti teel ja paberil. Enamus arveid saadeti elektrooniliselt e-kirja manusena. Seejärel arve prinditi ning paberiga käidi ühe inimese juurest teise juurde. Arvete menetlemine ja kinnitamine nõudis füüsiliselt allkirja paberile. Meil on ettevõttes üle 130 töötaja, teinekord tuli paberarvega joosta ühest maja otsast teise. Kui arve oli vaja edastada raamatupidamisse, pidid kinnitajad selle ise ära viima.

Millised olid vana protsessi suurimad kitsaskohad?

Suurim kitsaskoht vana süsteemi juures oli inimeste ajakulu ja tohutu palju majasisest administratiivset segadust. Vanasti võis ühe arve kinnitamine võtta aega mitu nädalat. Ülevaade sellest, milline arve kelle juures kinnitamist ootas, puudus täielikult. Arve maandus kinnitaja lauale koos väikese kollase märkmepaberiga. Keskmiselt on ühel arvel 2–3 kinnitajat ja kui üks nendest puhkab, ei pruugi järgmine sellest teada. Nii võiski arve lebada laual nädalaid, enne kui see edasi liikus.

Oli ka olukordi, kus tegemist oli reklamatsiooniga või arve oli mingil põhjusel valesti esitatud. Ülevaate puudumise tõttu oli probleemiga kursis vaid üks inimene ning info ei jõudnud ülejäänud töötajateni. Vahel kadusid mõned arved ära. Sel juhul tuli need uuesti välja printida või tarnijalt uuesti küsida. Vahel tekkis ka duplikaatide probleem, sest prinditi teine eksemplar, kui arve oli juba kinnitusringil liikumas. Kuigi suur osa arvetest saabus e-posti teel ja olid kiirelt leitavad, siis mõne ettevõtte faksiga saadetud arveid ladustasime pappkastides arhiiviruumis. Kui oli vaja mõni arve leida, tuli paluda raamatupidajate abi.

Milliseid olid teie ootused uuele lahendusele ja partnerile?

Olulised kriteeriumid uue lahenduse puhul olid kasutusmugavus, võimalus liidestada majandustarkvaraga ning mõistlik hind. Partneri puhul pidasime oluliseks kiiret reageerimist probleemide korral. Oleme kasutanud Telema eFlow lahendust aastast 2016. Telema eFlow on aidanud meie arvete menetlemise ja kinnitusringiga seotud protsessid teha kiiremaks ja efektiivsemaks. Tõhus arvete menetlemine on üks meie toodetud haagiste kõrge kvaliteedi alustest.

Kas jäite rahule uuele lahendusele üleminekuga?

Kõik läks suures plaanis nii, nagu meile oli kirjeldatud ning mingeid üllatusi ei tulnud. Nüüd on meil kontroll süsteemi üle, kõik ostuarved on kiiresti leitavad ja omame väga head ülevaadet, kuhu arved kinnitusringil on jõudnud. Muidugi kaasneb uue süsteemi juurutamisega teatud ajakulu kasv inimesel, kes tegeleb esmaste kulureeglite loomisega. Kui aga võtta kogu ettevõtte ajakulu, siis võrreldes varasemaga on võit väga suur.

Kuidas muutus kinnitamise protsess?

Elektrooniline arvete kinnitamine muutis protsessi oluliselt paremaks ning vähenes ajakulu. Kinnitajatele tuleb e-postiga teavitus, kui mõni arve on ootel. Need, kes kinnitavad arveid igapäevaselt, juba teavad, et tasub paar korda päevas portaali sisse logida. Olen kasutanud ka mobiilist kinnitamist ning eFlow mobiiliäpi kaudu on seda väga mugav teha. Kõige suuremaks muutuseks ongi see, et inimesed ei pea enam kinnitamiseks asuma füüsiliselt oma töökohtadel – nad võivad arveid kinnitada ükskõik millisest maailma nurgast ükskõik mis kellaajal.

Mida soovitate neile, kes ülemineku peale mõtlevad?

Tarkvara roll on ääretult tähtis ka tootmisettevõtetes. Tarkvara abil on võimalik kõiki protsesse palju efektiivsemaks teha ja selle nimel me näeme ka igapäevaselt vaeva. Kes veel mõtlevad ostuarvete automatiseerimise ja e-arvetele ülemineku peale, soovitan seda teha võimalikult ruttu. Kõige paremini saad aru, kui palju ressurssi kulutati ebamõistlikult, pärast uuele süsteemile üleminekut. Kasutades vanu protsesse, ei tunneta seda nii hästi. Kui oled aga uue süsteemi kasutusele võtnud, siis tagasi minna enam ei taha.

Kellele soovitaksite Telema eFlowd?

Telema eFlow lahendust soovitaksin eelkõige nendele ettevõtetele, kellel on suurenenud personal, arvete maht ja kelle töötajad ei asu enam füüsiliselt ühes kohas. Olgu siis üleriigiliselt või ülemaailmselt erinevates kohtades ja kontorites. Automatiseerimine aitab ka konkurentsis püsida. Tarkvaralahendustel on suur roll aidata igal inimesel sama ajaga teha palju rohkem.

AS Respo

AS Respo Haagised asutati aastal 1990. Täna on nad turuliider Eestis ja üks juhtivatest sõiduauto järelhaagiste tootjatest Balti- ja Skandinaaviamaades. Tootes 65 haagist tööpäevas (1 haagis iga 8 minuti tagant), pakub Respo haagiseid Soome, Rootsi, Norra, Lätti, Leetu, Saksamaale ja Prantsusmaale.

Soovid saada rohkem infot Telema eFlow lahenduse kohta?

Lehekülje lõpust leiad registreerimisvormi personaalsele demole, kus saad kokku leppida endale sobiva aja või edastada meile oma küsimused, kui ei leidnud seda mida otsisid.