Miks ei tohiks e-arveid saata meili teel?

Kuna pdf-arveid saadetakse meili teel juba aastaid, võib tekkida küsimus, miks ei võiks päris e-arvetega (xml formaadis masinloetavad arved) samuti nii toimida. See võimalus tundub lihtne ja odav. Paraku võib e-arvete saatmine meilitsi kujuneda hoopis kulukamaks kui e-arve operaatorite teenuste kasutamine, ja põhjustada tõsiseid probleeme. Toome välja neli põhjust, miks tasub arvete meilitsi saatmise mõttest loobuda:

1. E-kiri ei ole usaldusväärne kanal – uuringute kohaselt ei jõua saajani iga viies e-kiri.
2. Puudub jälgitavus ja logi – kui e-kiri läheb kaduma, ei suuda keegi tuvastada, miks, kuhu või millal. Kliendi väide: “Aga me pole seda arvet üldse saanudki!” tuleb ju tuttav ette?
3. E-kiri on sama privaatne kui postkaart – meenutagem Hillary Clintoni 50 000 “erameili”.
4. Turvarisk: meilimanuse importimisel võib kaasa tulla pahavara või viirus.

Neil põhjustel võibki meili teel e-arvete saatmine osutuda e-arve operaatori teenustest kallimaks. Kulude hindamisel tuleb arvestada kogukulusid–ülesseadmise, ülalpidamise ja vigade parandamise kulu. Kadunud meilid tähendavad puuduvaid arveid ja saamata jäänud tulu.

E-arvete transport läbi operaatorsüsteemide pakub lisaks turvalisusele ja töökindlusele ka kasulikke lisateenuseid. Alates lihtsamatest, nt arvete valideerimine ehk kontroll, kas kõik vajalikud väljad on täidetud. Kuni keerulisemateni, nt kontrollimine, kas antud arvele eelnes ostutellimus, kas arvel näidatud tooted on üldse sortimendis, või kas arvel näidatud hinnad vastavad kokkulepitud hindadele lepingus.

Telema aitab teil vajadusel leida e-arvelduse lahenduse, mis sobib teie ettevõtte vajadustega kõige paremini.