Kuidas arvepettusi varakult märgata: punased lipud, mida tähele panna

Arvepettused on tõusuteel ning ka professionaalse välimusega arved võivad olla täielikud võltsingud. Pettuse vältimise aluseks on teadlikkus, selged protsessid ja automatiseeritud kontrollid, mis aitavad riskid varakult tuvastada.

Levinumad arvepettuse võtted, mida iga finantstiim peaks teadma

• Tarnija on tundmatu või valideerimata — Kui tarnija ei ole ettevõttele varasemalt tuttav või puudub ametlik taustakontroll, suureneb pettuseoht oluliselt.
• Pangakonto ei ühti tarnijate andmebaasiga — Kui arvel olev konto erineb senisest või ei ühti teie tarnijate alusandmetega, võib see viidata pettuse katsele.
• Kiirustamine ja surve — Arved, mis rõhutavad “täna maksta” või “väga kiire”, kasutavad tihti petturid ohvri mõjutamiseks.
• Kahtlane kujundus või toon — Kui arve visuaalne stiil, logo, keelekasutus või failiformaat ei meenuta varasemaid arveid, tasub olla ettevaatlik.
• Kahtlane sarnasus — Sama summa, kuupäev või kirjeldus võib viidata topeltesitamisele või automatiseeritud pettusele.

Kui miski tundub vale, tasub protsess peatada, tarnija üle kontrollida ja sisemiselt kinnitada, enne kui makse teele läheb.

Need näited näitavad selgelt, miks l’bimõeldud ostuarvete protsess on pettuste ennetamiseks ülioluline.

Päris näide: “Advisory Legal Exec” arvepettus

IViimastel kuudel on ettevõtetele üle Maailma, sh Eestis, saadetud peaaegu identsed arved olematult firmalt “Advisory Legal Exec”. Arved olid professionaalse kujundusega, detailse teenuskirjeldusega ja isegi näiliselt kehtiva registrinumbriga — kõik, mis võiks esmapilgul usaldust tekitada. Ainsaks probleemiks oli see, et sellist ettevõtet ei eksisteeri.

See juhtum ilmestab, miks on vaja süsteemset tarnija valideerimist: kontrollida ettevõtte tegelikkust, registriandmeid, pangakontot ja kontaktinfot enne arve ja makse kinnitamist. Just tänu nendele kontrollidele õnnestus paljudel ettevõtetel pettus varakult avastada ning arve maksmata jätta.

Professionaalne kujundus ei tee arvest tõelist — aga läbipaistev ja järjepidev valideerimisprotsess aitab seda alati kindlaks teha.

Kuidas Telema eFlow aitab levinumad arvepettuse võtted ennetada:

• Tundmatu või valideerimata tarnija
  eFlow teeb tarnija andmete kontrolli automaatselt.
  Tarnija info ja pangakonto andmed võrreldakse süsteemis olevate alusandmetega. Kui tarnija on uus või tema andmed ei ühti, tõstab eFlow selle kohe esile — just sellised juhtumid on pettuste üks peamisi ohumärke.
• Pangakonto ei klapi tarnija andmetega
  eFlow tuvastab kõik erinevused automaatselt.
  Kui arvel olev IBAN ei vasta varasematele tarnija andmetele, kuvatakse see kohe hoiatuseks. Nii ei saa petturid lihtsalt “uut kontot” sisse smuugeldada.
• Kiirustamine ja surve
  eFlow aitab vältida otsuseid, mis tehakse ajasurve tõttu.
  Struktureeritud kinnitusringid ja reeglipõhine töövoog tagavad, et ükski arve ei liigu edasi ilma nõutud kontrollideta — isegi siis, kui keegi üritab tekitada olukorda “maksa kohe”.
  Lisaks saab eFlow’s määrata tarnija alusandmetesse maksetähtaja. Kui arvel olev tähtaeg erineb tavapärasest, toob süsteem selle koheselt esile — kiireloomuliseks märgitud või ebaharilikult lühike tähtaeg on sageli petturite taktika.
• Ebatavaline kujundus või toon
  eFlow keskendub sisule, mitte välimusele.
  Kuna eFlow kontrollib automaatselt tarnijaandmeid — sh nime, registriinfot ja pangakontot — ei mängi arve visuaalne kujundus rolli. Isegi kui petturid üritavad matkida tarnija stiili või kasutada ebaharilikku kujundust, toob süsteem kohe esile sisulised vastuolud, mis sellised katsed läbi lõikavad.
• Liigne sarnasus varasemate arvete detailidega
  eFlow tuvastab topeltarved ja korduvad numbrid.
  Süsteem märgib automaatselt korduvad arvenumbrid ning annab ülevaate kõikidest tarnija varasematest arvetest. Nii ei jää märkamata ei topeltesitused ega petturlikud mustrid.

Telema eFlow muudab ostuarvete kontrolli süsteemseks, läbipaistvaks ja turvaliseks — mitte lihtsalt arvete manuaalseks kontrolliks kõhutunde põhjal.Kui need kaitsekihid on paigas, on võimalik pettusekatsed nagu “Advisory Legal Exec” tüüpi skeemid — tuvastada juba enne makse kinnitamist.

Pettuste ennetamine ei seisne ainult probleemide märkamises — see tähendab süsteemi ülesehitamist, mis muudab pettusekatsete läbi lipsamise peaaegu võimatuks.