Innusta hankijad e-arveid saatma

Säästes aega ja raha nii saatjale kui saajale, on e-arvete populaarsus aina kasvanud. Kuid suure tõenäosusega on ka sinu ettevõtte hankijate seas mitmeid, kes siiani saadavad arveid e-mailiga. 

Siin on eduka e-arvete projekti 6 võtmetegurit, mis aitavad hankijaid panna e-arveid saatma:

1. Projektil on selgelt sõnastatud eesmärk – näiteks, “Aasta lõpuks on e-arvete osakaal üle 60%, mis vabastab iga kuu 5 tundi töötajate aega.”
   
2. Projektil on üks ja väga aktiivne omanik.
   
3. Tippjuhtkond on projektist teadlik ja toetab seda.
   
4. Töötajaid on teavitatud, mis on projekti eesmärk ja miks e-arvetele üle minnakse.
   
5. Arvestatakse oma äripartnerite IT võimekusega e-arveid saata ja  vastu võtta – see on reeglina oodatust madalam. 
   
6. Kõigil osapooltel ettevõttes on projekti kohta piisavalt infot hankijate juhendamiseks.

Kui ettevõttesiseselt on eesmärgid kommunikeeritud ja projekti osapooled on teadlikud oma ülesannetest, saab edasi liikuda hankijate kaasamise tegevuskavani. 

1. Analüüsi, millised partnerid on võimelised e-arveid saatma
   Selgita välja, millised ettevõtte kliendid on e-arve võimekusega. Mõned raamatupidamistarkvarad (nt Directo, Merit, Books) kuvavad, millised ettevõtted võtavad vastu e-arveid. Täpse info selle kohta, kes Sinu partneritest on e-arve võimelised, saad soovi korral Telemalt. Selleks saada  oma hankijate nimekiri (ettevõtte nimi ja reg. kood) aadressile eflow@telema.com.
   
2. Kujunda oma hankijatele sõnum
   Kaasamise õnnestumiseks tuleb hankijatele läheneda erineva sõnumi ja taktikaga. Erinev peaks olema nii sõnumite sisu, toon kui sagedus. Kriteeriumid hankijate grupeerimisel on arvete maht ja keerukus, hankija tehnoloogiline võimekus (kas paber, PDF või e-arve) ja hankija asukoht (Eestis või välismaal).
   
3. Seadista automaatvastused ostuarvete meiliaadressile
   Hea praktika on  seadistada automaatvastused ostuarvete meiliaadressile, milles informeerid hankijaid e-arvetele üleminekust.
   
4. Teavita oma hankijaid regulaarselt ja pea järge
   Eduka kaasamise võti on järjepidev kommunikatsioon. Kasuta selleks näidiskirju, millega teavitad hankijaid oma ettevõtte eelistusest võtta vastu e-arveid. Oluline on seejuures panna tähele ja pidada järge, mida ettevõtted vastavad. 
   
5. Mõõda tulemusi
   Monitoori regulaarselt, kui suure osakaaluga on e-arved. Tee seda korra kuus või kvartalis, vastavalt oma ettevõtte eesmärkidele. Arvuta välja oma ettevõttele saavutatud kokkuhoid ning tähista väiksemaid ja suuremaid edusamme. 

Soovid rohkem infot?

Lae alla hankijate kaasamise juhend