Arvepettused on üks kiiremini kasvavaid ohte finantsmeeskondadele. Varasemates postitustes tõime välja peamised ohumärgid, mida iga finantsmeeskond peaks tundma. Kolm neist korduvad pea kõigis pettusjuhtumites:
- Pangakonto mittevastavus — arvel on uus või tundmatu IBAN
- Ebatavaline vormistus või toon — arve erineb tavapärasest (kujundus, logo, faili tüüp)
- Ettevõte mida ei eksisteeri — arvel saabub väljamõeldud ettevõttelt
Selliseid märke on lihtne tähelepanuta jätta, eriti siis, kui arved saabuvad PDF-failidena e-posti teel ja ostuarvete protsessid pole põhjalikult läbi mõeldud. Paljud ettevõtted usuvad, et paberilt e-posti kolimine tegi protsessi turvalisemaks, kuid kahjuks on petturid arenenud veelgi kiiremini.
Seetõttu liiguvad üha rohkem organisatsioone turvalisema ja usaldusväärsema lahenduse poole: e-arved.
Kuidas petturid kohanesid: paberarvetest PDF arvetele
Mõni aasta tagasi püüdsid kurjategijad kinni füüsilisi kirju ja muutsid arvetel olevat makseinfot. Tänapäeval toimub sama asi digitaalselt.
Petturid:
- häkivad e-posti kontosid,
- loovad sarnaseid domeene (spoofimine),
- saadavad muudetud PDF-arveid uute pangakontodega,
- avaldavad survet „kiire makse“ sõnumitega.
Kuna kirjad ja arved näevad usutavad välja, tehakse makseid sageli enne, kui keegi märkab, et arvet on manipuleeritud. Seetõttu ei ole PDF-arved — isegi ilusad ja korrektsed — enam piisav tõend autentsuse kohta.
Kuidas e-arveldamine neid riske vähendab
e-arveldamine muudab arvepettused märksa ebatõenäolisemaks, sest turvalisus on süsteemi sisse ehitatud.
✔ Ainult valideeritud saatjad
e-arvete võrgustikud (nt PEPPOL) lubavad arveid vahetada vaid kontrollitud ettevõtete vahel. Tundmatud või võltsitud saatjad ei pääse süsteemi.
✔ Krüpteeritud ja muutmiskindel edastus
Arved liiguvad struktureeritud XML-formaadis üle krüpteeritud ja autentitud kanalite. Arveid ei ole võimalik pealt kuulata, muuta ega võltsida — erinevalt PDF-idest, mis liiguvad tavalise e-posti kaudu.
✔ Vormistus ei mängi rolli
e-arved sisaldavad andmeid, mitte kujundust.
Pole logosid, fonte, kujundusfaile ega „veidi teistsuguseid“ PDF-e — seega kaob petturite jaoks terve kategooria manipuleerimisvõimalusi.
✔ Täielik jälgitavus ja vastavus nõuetele
Iga arve liikumine logitakse ja talletatakse turvaliselt, järgides GDPR-i ja EU e-arvete standardeid.
✔ Vähem vigu ja duplikaate
Automaatne valideerimine välistab käsitsi sisestamise vead, topeltarved ning sarnase välimusega võltsarved.
Lihtsalt öeldes: e-arveldamine asendab ebaturvalise e-posti turvalise, krüpteeritud ja kontrollitud andmeedastusega.
Loe lähemalt: Telema e-arveldamise ülevaade.
Suurim kitsaskoht: tarnijate kaasamine
e-arved pakuvad maksimaalset turvalisust vaid siis, kui ka tarnijad neid kasutavad.
Kui osa partneritest saadab endiselt PDF-arveid e-posti teel, on ettevõte jätkuvalt ohus:
- spoofitud aadressid
- muudetud PDF-arved
- võltsitud pangakonto andmed
- kummalised kujundusmuutused
Kui tarnijad liiguvad e-arvetele, liiguvad kõik arved kontrollitud kanalites, pangakontosid kontrollitakse automaatselt ning iga saatmine logitakse — petturite jaoks kaovad nõrgad lülid.Selle hõlbustamiseks oleme loonud tasuta juhendi: „Kuidas motiveerida tarnijad e-arveid saatma“.
Turvalisusest edasi: nutikas ostuarvete automaatika
Kuigi turvalisus on üks olulisemaid põhjuseid e-arvetele üleminekuks, toob e-arveldamine kaasa ka teise suure võidu — automaatika.
Kuna e-arved saabuvad struktureeritud kujul, liiguvad need otse Telema eFlow süsteemi ilma käsitsitööta.
eFlow’s saab arveid:
- suunata kinnitusele lepingu või kontaktisiku alusel,
- töödelda vastavalt automaatsetele töövoogudele,
- konteerida reahaaval, sest e-arved saabuvad koos detailsete ridadega.
See rikkalik andmestik muudab kogu ostuarvete protsessi nutikamaks, automatiseeritumaks ja oluliselt täpsemaks kui PDF-arvetega kunagi võimalik oleks.ocesses into smarter, more automated, and far more accurate than anything possible with PDF invoices.
Tagasi kõikide postituste juurde
