Apollo Group OÜ: soovitame e-arveid ja protsesside automatiseerimist

Paljud ettevõtted on oma ostuarvete menetlemiseks kasutusele võtnud elektroonsed lahendused ja e-arved, muutes seeläbi tööprotsessid efektiivsemaks. Nende hulka kuulub ka Baltimaade üks suurimaid ja kiiremini kasvavaid meelelahutusärisid Apollo Group OÜ. Kuidas on Apollos protsessid korraldatud ja milliseid muutusi tõi kaasa protsesside automatiseerimine ning ostuarve lahendusele üleminek? Oma kogemusest rääkis meile lähemalt Apollo Group OÜ pearaamatupidaja Janika Roots.

Millal alustasite ümberkorralduste ja automatiseeritud süsteemi juurutamisega?

Liitusin Apollo Group OÜ-ga aasta tagasi ning tundsime kohe vajadust muudatusteks ja suuremateks ümberkorraldusteks. Me ei olnud valmis käsitsi arvete sisestamiseks, kuna ostuarveid on Apollo Group OÜ-s üle 3000. Võtsime eesmärgiks ostuarvete tööprotsessid automatiseerida, muuta töö efektiivseks ja läbipaistvaks.

Lahendust nägime uue süsteemi juurutamises. Võtsime kasutusele Telema eFlow. See muudab töö lihtsamaks kõigil, kes puutuvad kokku ostuarvetega: arvete kinnitajad kõigist osakondadest ja samuti raamatupidajad.

Millised olid teie ettevõtte jaoks olulised kriteeriumid ostuarvete lahenduse valikul? 

Telema kasuks rääkis kiire vastus meie päringule ja soov kaasa mõelda. Otsustavaks sai ka Telema virtuaalne assistent Robin PDF-arvete sisestajana. Meile oli oluline, et arve andmed saaksid kiiresti sisestatud. Me ei soovinud inimsisestajaid programmi taustale. See aeglustab arvete edastamist kinnitusringile. Lisaks oli mul isiklikult varasem väga hea Telema eFlow kasutajakogemus eelnevast ettevõttest.

Mul on kokkupuude ka teiste teenuspakkujatega, kuid osad neist olid meie jaoks liiga aeglased ja teistel tekkis inimsisestajate tõttu liiga palju vigu. Telema eFlowga saab ostuarved väga kiiresti ja igal pool kinnitada. Suuname oma inimesi kasutusele võtma ka eFlow mobiiliäppi, kuna see teeb kinnitamise veelgi mugavamaks ja asukohast sõltumatuks.

Millised olid ootused lahenduse pakkujale?

Valitav partner pidi olema tõestatud kogemusega, suutma vajadusel osutada kiiret abi ning oskama ja tahtma kaasa mõelda. Valitav lahendus pidi olema arenemisvõimeline ning sobima rahvusvahelisele ettevõtete grupile – meie puhul nii Eesti, Läti, Leedu kui Soome ettevõtetele. 

Tihtipeale võtab uue süsteemiga kohanemine aega ja töötajatel tekib palju küsimusi. Kuidas võtsid uue süsteemi vastu kolleegid? Arvete kinnitajad, juhatus?

Viisime läbi töötajate koolituse ning võtsime Telema eFlow kohe kasutusele. Uue tarkvaraga harjumine võtab aega, kuid kõige paremini õpetab praktiline kogemus. eFlow kasutus oli piisavalt intuitiivne, nii et kasutuselevõtt läks sujuvalt.

Paljud juhid Apollos kinnitavad ka mitme ettevõtte arveid. Telema eFlows on neil mugav rippmenüüst valida vajalik ettevõte ja järjest ettevõtete arveid kinnitada. eFlowga on rahul ka juhatus, kes ootab väga uue süsteemi juurutamist kõigis ettevõtetes, et kaoks ära pendeldamine mitme programmi vahel.

Automaatsete ostuarvete üks tähtis osa on ka e-arvete vastuvõtt. Kuidas sujus üleminek?

Paljud tarnijad saatsid meile juba eelnevalt e-arveid ja mitmed neist tundsid ka ise huvi, kas võtame vastu e-arveid. On näha, et järjest rohkem Eesti ettevõtteid on hakanud saatma e-arveid.

Kas tarnijad olid avatud uuendustele?

Alguses pidid raamatupidajad tegema teavitustööd, kuid tarnijad õppisid kiiresti. Nad on ju huvitatud, et nende arved saaksid õigeaegselt makstud – see on e-arvete kasutamise üks peamistest eelistest.

Apollo Group OÜ koondab ettevõtteid neljast riigist. Kui kaugele olete tänaseks ostuarvete tööprotsessi automatiseerimisega jõudnud?

Apollo Group OÜ võttis ostuarvetega seotud protsesside automatiseerimise lahenduse kasutusele 2020. aastal ja kasutab seda tänaseks juba 29 ettevõttes. Kokku kinnitatakse ja jaotatakse Apollo Group OÜ-s kulusid rohkem kui 3000 ostuarvel iga kuu. Kinnitatud arved arhiveeritakse elektroonselt ning andmed sünkroniseeritakse majandustarkvaraga Directo.

Kas võtate vastu veel ka paberarveid?

Eestis ja Soomes meile enam ühtegi paberarvet ei laeku, saadetakse nii e-arveid kui ka pdf arveid. E-arvete osakaal erineb riigiti, näiteks Eestis on see umbes pool. Loodame seda protsenti kindlasti kasvatada. Lõunanaabrite juures tuleb paberarveid vahel ette. Sel juhul skannime paberarve, edastame digiteerimisrobotile ning menetleme seda ikkagi elektrooniliselt.

Millist kasu on toonud e-arvete vastuvõtt? 

Olen igati e-arvete pooldaja. Kuna e-arved liiguvad ühest süsteemist teise, välistab see sisestusvead. Lisaks saab e-arvete peale ehitada keerukamaid automaatseid konteerimisreegleid. Ja loomulikult on meile oluline ajasääst, mille annab elektroonilise menetlusringi kasutamine.

Apollo Group OÜ-sse on lisandunud viimasel ajal palju uusi ettevõtteid. Kuidas on see kasv mõjunud finantsosakonnale?

Oleme suutnud paljud ostuarvete menetluse Telema eFlow abil automatiseerida. Kuigi Apollo Group OÜ on jõudsalt laienenud, siis inimeste arv finantsosakonnas ei ole kuigivõrd  suurenenud. See ongi ju automatiseerimise eesmärk – jõuda sama arvu inimestega kordades rohkem. Meil on see õnnestunud.

Millised on suurimad erisused võrreldes vana protsessiga?

Varem tulid meil kõigi grupi ettevõtete arved ühele e-mailile ja raamatupidajad pidid sealt üles leidma oma ettevõtete arved. See oli väga ajamahukas töö. Telema eFlow juurutamisel alustasime esimese sammuna e-arvetele üleminekust. Hankijatele, kes veel ei saatnud e-arveid, tegime igale grupi ettevõttele oma ostuarvete e-maili, mis on edasi suunatud PDF-e tuvastavale Telema robotile. Tulemusena saabuvad kõik arved õige ettevõtte kontole digiteeritult, ilma et raamatupidaja peaks tunde e-maili postkastis veetma.

Mainisite, et üks eesmärke oli muuta protsess läbipaistvamaks. Kas see õnnestus?

Aasta jooksul oleme liikunud selles suunas, et menetlusringid oleksid ühtsed ja kindlate reeglitega – kes ja kuidas peaksid arveid kinnitama. Varem jäi meil kuu lõppedes vahel sisekontroll puudulikuks, kuna arved kinnitati ära menetlusringi läbimata. Nüüd on meil menetlusringid konkreetsed ja me ei tasu arveid enne, kui need läbivad kinnitusringi.

Kellele sobib ostuarvete automatiseerimise tööriist Telema eFlow?

Kõik ettevõttes saavad kasu, sest kui eFlow korralikult kasutusele võtta, on aja kokkuhoid märgatav. Raamatupidaja töö ei kao kuhugi, seda ei pea kartma. Virtuaalne assistent Robin teeb ära tuima andmesisestuse. Automaatsete kulujaotusreeglite abil saavad kordusarved kiirelt konteeritud. Eelsalvestatud kinnitusringid kindlustavad, et kõik arved käivad õigete kinnitajate juurest läbi. Kokkuvõttes – lahendus loob võimaluse ja annab aega sisukamaks tööks.

Apollo Group OÜ

Apollo ettevõtete grupp on Eesti suurim meelelahutusettevõte, tuntud populaarsete kinode, raamatupoodide ja e-poe läbi. Tegelikult kuuluvad gruppi veel mitmed teised edukad ettevõtted nagu Kentucky Fried Chicken, meelelahutuskeskus O’Learys, Blenderi mahlabaarid, IceCafe jäätisekohvikud, filmilevitusfirma Baltic Film Distribution ning Vapiano restoranid Baltimaades ja Soomes. Kokku kuulub Apollo Group OÜ-sse 40 ettevõttet.

Soovid saada rohkem infot Telema eFlow lahenduse kohta?

Lehekülje lõpust leiad registreerimisvormi personaalsele demole, kus saad kokku leppida endale sobiva aja või edastada meile oma küsimused, kui ei leidnud seda mida otsisid.